Tujuan dan Rencana

Tujuan dan Rencana

Perencanaan sering disebut dengan fungsi dalam managemen yang paling utama karena menentukan dasar untuk semua hal lainnya yang dilakukan manajer ketika mengelola, memimpin, dan mengendalikan. Perencanaan melibatkan dua aspek penting yaitu tujuan dan rencana.

Tujuan adalah hasil yang diinginkan atau target. Tujuan sering disebut dasar perencanaan karena memadu keputusan manajemen dan membentuk kriteria terhadap hasil kerja yang diukur. Kita harus mengetahui tujuan atau target yang ingin kita capai sebelum kita membuat suatu rencana. Rencana  adalah dokumen yang menentukan kerangka bagaimana tujuan itu akan terpenuhi. Biasanya meliputi alokasi sumber daya, jadwal, dan tindakan lain yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut.

Jenis-jenis Tujuan

Sepertinya suatu organisasi mempunyai satu tujuan, namun keberhasilan dari organisasi tersebut tidak ditentukan oleh satu tujuan. Jadi, pada kenyataannya organisasi mempunyai banyak tujuan. Sebagai contoh : suatu perusahaan mungkin ingin meningkatkan pangsa pasar nya, kenyamanan karyawannya, serta memperluas jaringan perusahaan. Dari contoh ini perusahaan tersebut mempunyai berbagai macam tujuan yang ingin dicapai yang saling mendukung satu sama lain.

Sebagian besar tujuan tujuan perusahaan dapat digolongkan menjadi tujua strategis (berhubungan dengan semua bidang kinerja organisasi lainnya) serta tujuan keuangan (berhubungan dengan kinerja keuangan organisasi).

Selain itu juga tujuan dibagi menjadi tujuan yang dinyatakan (stated goal) serta tujuan sebenarnya. Tujuan yang dinyatakan adalah laporan resmi tentang apa yang dikatakan organisasi-dan apa yang ingin diyakini oleh para pemangku kepentingan. Meskipun begitu kedua hal tersebut sering bertentangan. Tujuan sebenarnya merupakan tujuan yang secara aktual dikejar oleh organisasi.

Penetapan tujuan lebih baik bila menganut :

S : Spesifik (bersifat jelas dan kusus)

M : Measurable (harus dapat diukur, jika tidak dapat diukur maka tidak akan dicapai atau sulit dicapai)

A : Acheiveable (harus dapat dicapai)

R :Reasonable (harus ada alasan yang jelas/realistik)

T :Timeable (Ada batasan waktu yang jelas)

Jenis-jenis Rencana

a.       Berdasarkan Jangkauan

Rencana Strategik adalah rencana yang diterapkan pada organisasi secara keseluruhan dan menetapkan tujuan keseluruhan organisasi. Rencana Operasional meliputi area operasioanal tertentu organisasi. Rencana strategis harus lebih umum daripada rencana operasional.

b.      Berdasarkan kerangka waktu

Rencana jangka panjang adalah rencana yang mempunyai jangka waktu lebih dari tiga tahun.

Sedangkan rencana jangka pendek adalah rencana yang berjangka waktu kurang dari satu tahun. Diantaranya ada rencana jangka menengah (antara satu sampai tiga tahun)

c.       Berdasarkan Spesifisitas

Rencana spesifik adalah rencana yang jelas dan tidak memberikan ruang bagi interpretasi. Contoh manajer yang menginginkan peningkatan produksi sebesar 5% pasti sudah mempunyai anggaran, cara kerja dan lainnya yang mendukung untuk diterapkan.

Rencana arahan adalah rencana fleksibel yang menentukan panduan umum. Rencana ini memberikan fokus tetapi tidak membatasi manajer pada tujuan spesifik atau serangkaian tindakan

d.      Berdasarkan Frekuensi Pengguna

Rencana sekali pakai biasanya digunakan untuk memenuhi kebutuhan dalam situasi yang unik. Rencana Siaga adalah rencana untuk memandu aktivitas yang dilakukan berulang kali. Biasanya rencana ini termasuk kebijakan, peraturan, dan prosedur.

Fungsi Tujuan Organisasi

Fungsi tujuan organisasi :

1. pedoman bagi kegiatan, melalui penggambaran hasil akhir diwaktu yang akan datang. Memberikan arah dan pemusatan kegiatan organisasi mengenai apa yang harus atau tidak dilakukan.
2. sumber legitimasi, melalui pembenaran kegiatan-kegiatannya. Akan meningkatkan kemampuan organisasi untuk mendapatkan berbagai sumber daya dan dukungan dari lingkungan sekitarnya.

3. standar pelaksanaan, memberikan standar langsung bagi penilaian pelaksanaan kegiatan (prestasi organisasi).

4. sumber motivasi, karena sering memberikan insentif bagi para anggota.
5. dasar rasional pengorganisasian, karena antara tujuan dan struktur organisasi saling berinteraksi dalam kegiatan-kegiatan untuk mencapai tujuan.

Pendekatan Penetapan Tujuan

1.       Traditional Goal Setting

Dalam pendekatan ini semuanya ditentukan oleh top manager seperti arahan, perintah, aturan dan lainnya sudah ditentukan dari atas atau top manajer. Kekurangannya adalah semakin informasi itu sampai kebawah maka semakin tidak sesuai dengan maksud awal yang diinginkan oleh top manajer.

2.       Management By Objective

Dalam menetapkan tujuan suatu perusahaan ada keterlibatan karyawan dan juga manajer. Sehingga karyawan dapat menyampaikan pendapat nya. Selain itu secara periodik juga di review tentang tujuan perusahaan itu. Untuk memotivasi para pekerja diadakan reward bagi yang dapat mencapai tujuan tersebut. Juga diberikannya feedback setelah selesai pelaksanaan kegiatan untuk mencapai tujuan tersebut Kekurangan pendekatan ini adalah tidak efektif dilingkungan yang dinamik yang membutuhkan “constant resetting of goal” serta biasanya individualis.

 Oleh: Kesia Nawasadfitri