Pengawasan adalah proses untuk menjamin tujuan-tujuan organisasi dan manajemen tercapai. Dari definisi tersebut terlihat bahwa terdapat hubungan antara pengawasan dan perencanaan. Selain perencanaan, pengawasan juga berkaitan dengan perorganisasian, penyusunan personalia, dan pengarahan. Fungsi- fungsi manajemen perlu diawasi dan juga fungsi pengawasan itu sendiri perlu diawasi demi tercapainya tujuan organisasi.
B. Tipe-Tipe Pengawasan
1. Pengawasan pendahuluan (feedforward control)
Pengawasan yang dirancang untuk mengantisipasi masalah-masalah yang timbul dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu kegiatan tertentu diselesaikan. Pengawasan ini dilakukan dengan mendeteksi masalah dan mengambil tindakan yang diperlukan sebelum masalah terjadi.
2. Pengawasan yang dilakukan bersamaan dengan pelaksanaan kegiatan (concurrent control)
Pengawasan yang dilakukan dengan cara pemenuhan suatu aspek tertentu ataupun syarat-syarat tertentu agar suatu kegiatan bisa dilanjutkan, atau tidak. Pengawasan ini menjadi “double-check” yang lebih menjamin ketepatan pelaksanaan suatu kegiatan.
3. Pengawasan umpan balik (feedback control)
Pengawasan yang dilakukan dengan mengukur hasil dari suatu kegiatan yang telah dilakukan untuk diterapkan di kegiatan-kegiatan serupa dimasa yang akan datang.
C. Tahapan dalam Proses Pengawasan
1. Tahap 1 : Penetapan Standar
Standar adalah ukuran yang dijadikan patokan untuk penilaian hasil-hasil. Tujuan, sasaran, kuota dan target pelaksanaan dapat digunakan sebagai standar. Adapaun 3 bentuk standar:
a. Standar fisik
Meliputi kuantitas barang atau jasa, kualitas produk
b. Standar moneter
Mencakup biaya tenaga kerja, biaya penjualan, laba kotor, pendapatan penjualan, dsb.
c. Standar waktu
Meliputi kecepatan produksi atau batas suatu pekerjaan harus diselesaikan.
Dengan adanya standar, manager dapat mengkomunikasikan pelaksanaan kerja yang diharapkan kepada bawahan secara lebih jelas dan tahapan-tahapan lain dalam proses perencanaan dapat ditangaini dengan lebih efektif.
2. Tahap 2 : Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Tahapan keduan adalah menentukan pengukuran pelaksanaan kegiatan yang meliputi beberapa pertanyaan seperti:
a. Berapa kali pelaksanaan seharusnya diukur?
b. Dalam bentuk apa pengukuran dilakukan?
c. Siapa yang akan terlibat?
3. Tahap 3 : Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Pengukuran pelaksanaan kegiatan harus dilakukan secara berulang-ulang dan terus-menerus. Pengukuran pelakasanaan kegiatan dapat dilakukan dengan beberapa cara, seperti pengamatan, laporan baik lisan maupun tertulis, metode otomatis, inspeksi, pengambilan sample.
4. Tahap 4 : Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisis Penyimpangan
Tahapan ini merupakan tahapan terkompleks apalagi pada saat menginterpretasikan adanya penyimpangan. Penyimpangan harus dianalisa untuk menentukan mengapa standar tidak dapat dicapai.
5. Tahap 5 : Pengambilan Tindakan Koreksi Bila Diperlukan
Bila dari hasil analisan diperlukan tindakan koreksi, tindakan ini harus diambil. Standar mungkin diubah, pelaksanaan diperbaiki, atau keduanya dilakukan bersamaan.
D. Pentingnya Pengawasan
Terdapat beberapa faktor yang mebuat pengawasan itu penting, yaitu:
1. Perubahan lingkungan organisasi
Berbagai perubahan lingkungan organisasi terjadi terus-menerus dan tidak dapat dihindari, melalui fungsi pengawasan, manager dapat mendeteksi perubahan-perubahan terhadap organisasi, sehingga mampu menghadapi tantangan atau memanfaatkan kesempatan yang ada dari perubahan tersebut.
2. Peningkatan kompleksitas organisasi
Semakin besar organisasi semakin memerlukan pengawasan yang lebih formal, membutuhkan analisa dan pencatatan yang tepat. Jadi organisasi harus memerlukan pelaksanaan fungsi pengawasan dengan lebih efisien dan efektif.
3. Kesalahan-kesalahan
Kesalahan-kesalahan apabila tidak ditangani dengan tepat akan membuat keadaan bertambah buruk. Dengan adanya sistem pengawasan memungkinkan manager mendeteksi kesalahan-kesalahan tersebut sebelum menjadi kritis
4. Kebutuhan manager untuk mendelegasikan wewenang
Apabila tugas manager didelegasikan ke bawahannya. Manager tidak terlepas dari tanggung jawabnya dan cara manager untuk menentukan apakah bawahannya melakukan tugasnya dengan benar adalah dengan sistem pengawasan.
E. Karakteristik-Karakteristik Pengawasan Efektif
Terdapat beberapa kriteria yang harus dipenuhi agar suatu sistem pengawasan dikatakan efektif. Kriteria-kriteria tersebut adalah:
1. Akurat
Informasi tentang suatu kegiatan haruslah akurat. Sebab informasi maupun dat yang tidak akurat akan menyebabkan organisasi mengambil tindakan yang salah sehingga dapat memunculkan masalah yang seharusnya tidak ada.
2. Tepat waktu
Informasi harus dikumpulkan dan disampaikan agar dapat dievaluasi secepatnya sehingga tindakan yang baru dapat diambil.
3. Objektif dan menyuluruh
Informasi tidak boleh subjektif tetapi berdasarkan data real di lapangan dan sifatnya harus lengkap menyeluruh.
4. Terpusat pada titik-titik pengawasan strategis
Pengawasan sebaiknya dipusatkan pada titik-titik yang mengalami penyimpangan paling sering atau yang menimbulkan kerugian.
5. Realistik secara ekonomis
Pelaksanaan pengawasan haruslah sehemat mungkin, paling tidak sama dengan kegunaan yang diperoleh dari sistem tersebut.
6. Realistik secara organisasional
Sistem pengawasan harus sesuai dengan keadaan organisasi.
7. Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi
Informasi pengawasan harus terkoordinasidengan aliran kerja organisasi karena seiap tahap dapat mempengaruhi kesuksesan atau kegagalan keseluruhan operasi.
8. Fleksibel
Pengawasan harus fleksibel terhadap perubahan-perubahan dalam lingkungan organisasi.
9. Bersifat sebagai petunjuk dan operasional
Sistem pengawasan harus dapat menunjukkan baik deteksi maupun deviasi serta tindakan yang harus diambil.
10. Diterima para anggota organisasi
Sistem pengawasan haruslah diterima oleh seluruh anggota organisasi
Sumber: Buku Manajemen T. Hani Handoko
Oleh: Abdullah Aziz Alaika
0 komentar:
Posting Komentar