DASAR-DASAR
PENGAWASAN
A. PENGERTIAN PENGAWASAN
Pengawasan adalah proses untuk menjamin bahwa tujuan-tujuan
organisasi dan manajemen tercapai. Hal ini berkenaan dengan membuat
kegiatan-kegiatan sesuai dengan yang direncanakan. Fungsi pengawasan manajemen juga
berhubungan erat denga fungsi manajemen lainnya, yaitu Planning (perencanaan),
Organizing (pengorganisasian), dan Leading (pengarahan)
B. TIPE-TIPE PENGAWASAN
Pengawasan ini dirancang untuk mengatisipasi masalah atau penyimpangan
dari standar atau tujuan dan memungkinkan suatu koreksi dibuat sebelum kegiatan
tersebut diselesaikan. Pengawasan ini hanya effektif jika manajer dapat
mendeteksi tentang masalah atau penyimpangan yang dari standar secara dini dan
langsung mengambil aksi untuk memperbaikinya
2.
Pengawasan saat kegiatan (Concurrent control)
Pengawasan yang dilakukan saat kegiatan berlangsung. Pengawasan ini
berfungsi sebagai double check suatu kegiatan, yaitu kegiatan tersebut dapat
dilanjutkan jika sudah memenuhi kriteria atau suatu aspek tertentu
3.
Pengawasan Umpan Balik
Pengawasan yang dilakukan untuk mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan
yang sudah diselesaikan. Penyimpangan atau masalah yang ditemukan dapat
dijadikan pelajaran untuk kegiatan serupa yang akan datang
C. TAHAP-TAHAP DALAM PENGAWASAN
1.
Penetapan Standar
Tahap pertama dalam pengawasan
adalah menentukan standar pelaksanaan. Standar adalah suatu satuan yang
dijadikan patokan penilaian bagi hasil-hasil suatu kegiatan.
Ada 3 jenis standar secara umum, yaitu:
-Standar Fisik: meliputi kuantitas seperti jumlah barang atau jasa,
jumlah produksi, dsb.
-Standar Moneter: Standar yang berhubungan dengan uang dan biaya
-Standar waktu: Meliputi waktu untuk menyelesaikan suatu kegiatan atau
pekerjaan
Selain itu juga terdapat standar-standar lainnya yang tidak dapat
dihitung atau diukur, yaitu standar kualitatif, semisal Kerja sama tim dalam
menyelesaikan kegiatan.
2.
Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan
Penetapan standar akan sia-sia jika tidak disertai berbagai cara untuk
mengukur pelaksanaan kegiatan secara nyata. Pengukuran pelaksanaan kegiatan
dapat dilakukan dengan membuat pertanyaan untuk kegiatan tersebut. Misal:
-Siapa yang terlibat dalam pelaksanaan?
-Bagaimana
progress dari pelaksanaan tersebut?
3. Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Setelah frekuensi serta sistem monitoring ditetapkan,
pengukuran pelaksanaan kegiatan dilakukan sebagai proses yang berulang-ulang
serta terus menerus.
4.
Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan
Analisa Penyimpangan
Tahap kritis dari pengawasan
adalah pembandingan pelaksanaan nyata dengan pelaksanaa yang direncanakan atau
satandar yang ditetapkan. Walaupun tahap
ini paling mudah dilakukan tetapi kompleksitas dapat terjadi pada saat
mengitrepestasikan adanya penyimpangan
5.
Pengambilan Tindakan Koreksi Bila Diperlukan
Kegiatan ini hanya dilakukan jika
terdapat penyimpangan-penyimpangan yang terjadi pada kegiatan. Tindakan koreksi
dapat berupa:
a. Mengubah
standar mula-mula
b. Mengubah
pengukuran pelaksanaan
c. Mengubah
cara dalam menganalisa dan mengntrepestasikan masalah
PENTINGNYA PENGAWASAN
Pengawasan menjadi salah satu hal
penting dalam suatu pelaksanaan kegiatn maupun organisasi disebabkan berbagai
faktor, seperti:
a. Perubahan
lingkungan organisasi
b. Peningkatan
kompleksitas Organisasi
c. Kesalhan-kesalahan
yang terjadi
d. Kebutuhan
Manajer untuk mendelegasikan Wewenang
PERANCANGAN PROSES PENGAWASAN
William H. Newman mengemukakan
teorinya dalam prosedur penetapan sistem pengawasan Pendekatannya terdiri atas 5 langkah dasar
untuk semua tipe kegiatan:
a. Merumuskan
hasil yang diinginkan
Manajer harus merumuskan tujuan
yang akan dicapai dengan sejelas mungkin. Tujuan yang jelas akan memudahkan
kegiatan atau organisasi tersebut menetapkan rencana-rencana strategis maupun
operasional untuk mencapai tujuan tersebut. Tujuan yang dinyatakan kurang jelas
akan menyulitkan dalam pembuatan rencana strategis maupun operasional. Contoh:
“Target Penjualan bulan ini harus meningkat.” Coba bandingkan dengan tujuan
yang ini “Target Penjualan harus meningkat 25% dari bulan lalu.” Tujuan yang
jelas akan memberikan arah yang jelas dalam pelaksanaan kegiatan
b. Menetapkan
prediksi hasil
Proses ini disebut juga early
warning predictors, dengan mengetahui hasil-hasil awal maka bisa memprediksi
hasil akhir. Beberapa early warning predictors:
1. Pengukuran
masukan.
Perubahan pada
masukan akan membuat manajer melakukan tindakan koreksi pada kegiatan tersebut
untuk mencapai hasil yang diinginka
2. Hasil-hasil
pada tahap permulaan.
Dengan mengetahui hasil pada tahap awal maka
manajer dapat memprediksikan hasil akhir dan apakah diperlukan tindakan koreksi
3. Symptom
(gejala).
Ini adalah faktor yang mempengaruhi hasil
akhir, tapi tidak secara langsung. Umumnya disebabkan oleh faktor-faktor
eksternal perusahaan
4. Perubahan
dalam kondisi yang diasumsikan
Karena asumsi kita
atas suatu keadaan berubah, maka diperlukan tindakan koreksi.
Alat Bantu Pengawasan Manajerial
1. Management
by Exception
MBE, atau prinsip
pengecualian memungkinkan memusatkan perhatian pada bidang pengawasan yang
kritis dan penting dan di bagian yang tidak dipusatkan ditangani oleh karyawan
atau manajer yang lebih rendah.
2. Management
Information System
MIS dapat
didefinisikan sebagai system yang menyediakan, memroses, menyimpan, dan
menyebarkan informasi yang bertujuan agar manajemen dapat mengambil keputusan
yang effektif dan effisien. Contoh: Dalam menentukan target pasar produk,
diperlukan data penjualan seluruh produk dan dipilih produk yang paling laku
untuk dijadikan sebagai “senjata utama”
Karakteristik Pengawasan yang Effektif
1. Akurat
Informasi
mengenai suatu kegiatan tersebut akurat dan tidak dibuat-buat.
2. Tepat
Waktu
Informasi
mengenai kegiatan tersebut disampaikan tepat waktu, agar segera bisa dilakukan
evaluasi
3. Biaya
yang effisien
4. Dapat
dipertanggung jawabkan
Oleh: M. Farid
0 komentar:
Posting Komentar