Motivasi

MOTIVASI
Motivasi adalah sekelompok faktor yang menyebabkan individu berperilaku dalam cara-cara tertentu,
motivasi merupakan pertimbangan yang penting bagi manajer dikarenakan motivasi dapat mempengaruhi kinerja individu.
Namun terdapat beberapa pendekatan yang berguna untuk mengkaji tentang perngertian motivasi,pendekatan tersebut
diantaranya adalah:
a.Pendekatan Tradisional
b.Pendekatan Hubungan Manusia
c.Pendekatan Sumber Daya Manusia

a.Pendekatan Tradisional
Dijelaskan dengan sangat baik oleh Frederick W.Taylor yang menganjurkan sistem kompensasi insentif.Dia meyakini bahwa manajer
tahu lebih banyak tentang suatu pekerjaan dibanding karyawan,dan dia mengasumsikan bahwa keuntungan ekonomi merupakan faktor
utama yang memotivasi karyawan.
b.Pendekatan sumber daya manusia
Teori ini menekankan pada peranan dari proses-proses sosial di lingkungan kerja.Asumsi-asumsu dasar teori ini adalah bahwa
karyawan ingin merasa bergunadan penting,bahwa karyawan memiliki kebutuhan sosial yang kuat,dan bahwa keutuhan-kebutuhan ini
lebih penting dari uang dalam memotivasi karyawan.
Pendekatan ini menganjurkan manajer untuk membuat karyawan merasa penting dan menyediakan sedikit ruang untuk self-direction
dan self-control kepada merekadi dalam aktivitas-aktivitas rutin.
c.Pendekatan Sumber Daya Manusia
Bahwa ilusi kontribusi dan partisipasi akan meningkatkan motivasi,pendekatan sumber daya manusia juga mengasumsikan bahwa
kontribusi-kontribusi itu sendiri berguna baik individu maupun organisasi.

-perspektif-perspektif kepuasan tentang motivasi
Hierarki Kebutuhan Maslow:individu-individu memiliki kebutuhan-kebutuhan berbeda yang bisa ditata dalam suatu hierarki
prioritas.

         Aktualisasi diri
Penghargaan diri
        Diterima orang lain
   Keamanan
   Fisiologi

Maslow berpendapat bahwa kelima kategori kebutuhan membentuk suatu hierarki.Seorang individu pertama-tama akan termotivasi
untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan fisiologis.Jika belum terpuaskan,seorang individu akan terus termotivasi untuk memenuhinya
Setelah kebutuhan-kebutuhan fisiologis terpenuhi,kebutuhan-kebutuhan ini berhenti berfungsi sebagai faktor penggerak motivasi
yang utama dan sang individu bergerak menaiki tangga hierarki dan mulai mencoba memenuhi kebutuhan-kebutuhan akan keamanan.
Proses ini berlanjut terus sampai sang individu mencapai level aktualisasi diri

Konsep Maslow mengenai hierarki kebutuhan memiliki logika intuitif yang pasti dan telah diterima oleh banyak manajer.
Tetapi riset menemukan sejumlah kelemahan dan kecacatan dari konsep ini.Sejumlah riset menemukan bahwa lima level kebutuhan
Maslow tidak selalu ada dan urutan level tidak selalu sama dengan apa yang dipostulasikan oleh maslow.
Selain itu,individu-individu dari kultur berbeda cenderung memiliki kategori dan hierarki kebutuhan yang berbeda.



ARYAN YUNAST RISTIOVAN
143020008651
1H D3 PAJAK 1-H

Read More

Kepemimpinan

KEPEMIMPINAN

Dalam suatu organisasi seorang pemimpin sangat lah penting perannya. Mengapa demikian? karena pemimpin dapat mempengaruhi moral dan kepuasan kerja, keamanan, kualitas kehidupan kerja dan terutama tingkat prestasi suatu organisasi. Para pemimpin juga memiliki peran yang sangat penting dalam mencapai tujuan dalam suatu organisasi.

Pengertian Kepemimpinan

Jadi, apa sih yang dimaksud dengan kepemimpinan? Menurut Stoner, kepemimpinan manajerial dapat didefinisikan sebagai suatu proses pengarahan dan pemberian pengaruh pada kegiatan-kegiatan dari sekelompok anggota yang saling berhubungan tugasnya. Ada 3 hal penting yang dapat diambil dari pengertian tersebut  :
1. Kepemimpinan menyangkut orang lain yaitu bawahan atau pengikut. Proses kepemimpina dapat berjalan apabila ada kesediaan dari para bawahan untuk menerima pengarahan dari pemimpin.
2. Kepemimpinan menyangkut suatu pembagian kekuasaan yang tidak seimbang di antara para pemimpin dan anggota kelompok. Seorang pemimpin dapat mengarahkan kegiatan para anggota kelompok namun tidak sebaliknya.
3. Pemimpin selain dapat memberikan pengarahan kepada para bawahan atau pengikut dapat juga mempergunakan pengaruh. Pemimpin tidak hanya dapat memerintah bawahan untuk melakukan suatu pekerjaan tetapi dapat juga mempengaruhi bagaimana bawahan melaksanakan perintahnya.
Kepemimpinan merupakan kemampuan yang dipunyai seseorang untuk mempengaruhi orang-orang lain agar bekerja mencapai tujuan dan sasaran.

Pendekatan-Pendekatan Studi Kepemimpinan

1. Pendekatan sifat-sifat kepemimpinan
    Para teoritisi kesifatan percaya bahwa para pemimpin memiliki ciri-ciri atau sifat-sifat tertentu yang menyebabkan mereka dapat memimpin para pengikutnya. Berbagai studi pembandingan sifat-sifat pemimpin dan bukan pemimpin menemukan bahwa pemimpin cenderung memiliki tingkat kecerdasan lebih tinggi, lebih ramah, dan lebih percaya diri daripada yang lain dan mempunyai kebutuhan akan kekuasaan lebih besar.
    Tetapi kombinasi sifat-sifat tertentu yang akan membedakan antara pemimpin atau calon pemimpin dengan pengikut belum pernah ditemukan. Sehingga timbul anggapan para peneliti bahwa pemimpin dilahirkan bukan dibuat, atau seseorang dilahirkan membawa atau tidak membawa sifat-sifat yang diperlukan bagi seorang pemimpin.
    Penelitia-penelitian yang pernah dilakukan belum pernah dapat menunjukkan bahwa sifat-sifat tertentu dapat membedakan antara pemimpin efektif dan yang tidak efektif.
    Edwin Ghiselli mengemukakan beberapa sifat yang penting bagi kepemimpinan yang efektif, yaitu  :
    - Kemampuan dalam kedudukannya sebagai pengawas
    - Kebutuhan akan prestasi dalam pekerjaan
    - Kecerdasan
    - Ketegasan
    - Kepercayaan diri
    - Inisiatif
    Keith Davis menyampaikan 4 sifat yang berpengaruh terhadap kesuksesan kepemimpinan  :
    - Kecerdasan
    - Kedewasaan dan keluasan hubungan sosial
    - Motivasi diri dan dorongan berprestasi
    - Sikap-sikap hubungan manusiawi
   Keterbatasan Pendekatan Kesifatan yaitu walaupun semua sifat yang dikemukakan oleh para peneliti merupakan sifat yang diinginkan ada dalam diri pemimpin namun tidak satupun sifat yang secara absolut esensial.

2. Pendekatan Perilaku Kepemimpinan
    Pendekatan perilaku mencoba untuk mencari apa yang dilakukan oleh para pemimpin efektif, bagaimana mereka mendelegasikan tugas, bagaimana mereka berkomunikasi dan memotivasi bawahan mereka, bagaimana mereka menjalankan tugas-tugas, dan sebagainya. Individu dapat dilatih dengan perilaku-perilaku kepemimpinan yang tepat agar mampu memimpin dengan efektif. Jadi,satu perilaku kepemimpinan yang cocok dalam suatu situasi tidak harus cocok dalam situasi yang lain.
    Pendekatan perilaku memusatkan perhatiannya pada dua aspek perilaku kepemimpinan yaitu fungsi-fungsi dan gaya kepemimpinan.

    Fungsi-fungsi kepemimpinan
    1. Fungsi-fungsi yang berhubungan dengan tugas atau pemecahan masalah, menyangkut pemberian saran penyelesaian, informasi, dan pendapat.
    2. Fungsi-fungsi pemeliharaan kelompok atau sosial, mencakup segala sesuatu yang dapat membantu kelompok berjalan lebih lancar seperti persetujuan dengan kelompok lain, penengahan perbedaan pendapat, dan sebagainya.

    Gaya-gaya kepemimpinan
    1. Gaya dengan orientasi tugas. Manajer mengarahkan dan mengawasi bawahan secara tertutup untuk menjamin bahwa tugas dilaksanakan sesuai dengan yang diinginkannya. Manajer lebih memperhatikan pelaksanaan pekerjaan daripada pengembangan dan pertumbuhan karyawan.
    2. Gaya dengan orientasi karyawan. Manajer mencoba untuk lebih memotivasi karyawan daripada mengawasi mereka. Para manajer mendorong anggota kelompok untuk melaksanakan tugas-tugas dengan memberikan kesempatan bawahan untuk berpartisipasi dalam pembuatan keputusan, menciptakan suasana persahabatan serta hubungan-hubungan saling mempercayai serta menghormati para anggota kelompok.

    Teori-Teori dan Penelitian-Penelitian yang Paling Terkenal
    1. Teori X dan teori Y dari McGregor
         McGregor membagi manusia menjadi 2 kelompok yaitu kelompok X dan kelompok Y.
         Anggapan teori X
         - Rata-rata pembawaan manusia malas, tidak menyukai pekerjaan
         - Orang harus dipaksa, diawasi, diarahkan, atau diancam dengan hukuman supaya mereka mau menjalankan tugas untuk mencapai tujuan organisasi
         - Rata-rata ingin menghindari tanggung jawab, mempunyai ambisi kecil, dan menginginkan keamanan atau jaminan hidup diatas segalanya
        Anggapa teori Y
        - Penggunaan usaha fisik dan mental merupakan kodrat manusia dalam bekerja
        - Orang akan melakukan pengendalian diri dan pengarahan diri untuk mencapai tujuan yang telah disetujuinya.
       - Keterikatan pada tujuan merupakan fungsi dari penghargaan yang berhubungan dengan prestasi mereka
       - Rata-rata manusia dalam kondisi yang layak, belajar tidak hanya untuk menerima tetapi juga mencari tanggung jawab
       - Ada kapasitas besar untuk melakukan imajinasi, kecerdikan dan kreatifitas dalam penyelesaian masalah
       - Potensi intelektual rata-rata manusia hanya digunakan sebagia saja dalam kondisi kehidupan industri modern
      Seorang pemimpin dengan anggapan teori X cenderung menyukai gaya kepemimpinan otokratik. sedangkan pemimpin dengan anggapan teori Y cenderung menyukai gaya kepemimpinan partisipatif atau demokratik.

  2. Empat sistem manajemen dari Likert
      - Manajer membuat semua keputusan yang berhubungan dengan kerja dan memerintah para bawahan untuk melaksanakannya
      - Manajer tetap menentukan perintah-perintah, tetapi memberi bawahan kebebasan untuk memberikan komentar terhadap perintah-perintah tersebut.
      - Manajer menetapkan tujuan-tujuan dan perintah-perintah setelah hal-hal tersebut didiskusikan dahulu dengan bawahan.
      - Tujuan-tujuan ditetapkan dan keputusan-keputusan kerja dibuat oleh kelompok. Untuk memotivasi bawahan manajer tidak hanya mempergunakan penghargaan-penghargaan ekonomis tetapi juga mencoba memberikan kepada bawahan perasaan dibutuhkan dan penting.

  3. Kisi-kisi manajerial dari Blake dan Mouton
      Kisi-kisi manajerial yang dikembangkan oleh Blake dan Mouton juga berkenaan dengan orientasi-orientasi manajer pada tugas dan karyawan, serta kombinasi antara kedua ekstrim.

  4. Studi Ohio State
      Menurut studi Ohio state terdapat dua kelompok perilaku yang mempengaruhi efektifitas kepemimpinan   :
      1. Faktor pertimbangan (consideration)  menggambarkan hubungan yang antara seorang atasan dan bawahan, adanya saling percaya, kekeluargaan dan penghargaan terhadap gagasan bawahan.
      2. Initiating structure, menjelaskan bahwa seorang pemimpin itu mengatur dan menentukan pola organisasi, saluran komunikasi, struktur peran dalam pencapaian tujuan organisasi dan cara pelaksanaannya.
      Para peneliti juga menemukan bahwa penilaian bawahan terhadpa efektifitas pemimpin tidak tergantung pada gaya tertentu dari pemimpin tetapi pada situasi dimana gaya tersebut digunakan.

3. Pendekatan Situasional-Contingency
    Menggambarkan bahwa gaya yang digunakan adalah bergantung pada faktor-faktor seperti situasi, karyawan, tugas, organisasi, dan variabel-variabel lingkungan lainnya.
    - Rangkaian kesatuan kepemimpinan Tannenbaum dan Schmidt
       Manajer harus mempertimbangkan 3 kumpulan kekuatan sebelum menentukan gaya kepemimpinan  :
       1. Kekuatan dalam diri manajer
           - Sistem nilai
           - Kepercayaan terhadap bawahan
           - Kecenderungan kepemimpinannya sendiri
           - Perasaan aman dan tidak aman
       2. Kekuatan dalam diri para bawahan
           - Kebutuhan mereka akan kebebasan
           - Kebutuhan mereka akan peningkatan tanggung jawab
           -apakah mereka tertarik dalam dan mempunyai keahlian untuk penanganan masalah
           - harapan mereka mengenai keterlibatan dalam pembuatan keputusan
      3. Kekuatan dari situasi
          - Tipe organisasi
          - Efektifitas kelompok
          - Desakan waktu
          - Sifat masalah itu sendiri
    - Teori Contingency dari Fiedler
       Efektifitas suatu kelompok atau organisasi tergantung pada interaksi antara kepribadian pemimpin dan situasi. situasi dirumuskan dengan dua hal yaitu derajat situasi dimana pemimpin menguasai, mengendalikan dan mempengaruhi situasi, dan derajat situasi yang menghadapkan manajer dengan ketidak pastian.
    - Teori Siklus-Kehidupan dari Hersey dan Blanchard
       Konsep dasar teori kehidupan adalah bahwa strategi dan perilaku pemimpin harus situasional dan terutama didasarkan pada kedewasaan atai ketidakdewasaan para pengikut.
 

Oleh: Firsty

Read More

Dasar Pengawasan

DASAR-DASAR PENGAWASAN

               

A.      PENGERTIAN PENGAWASAN

Pengawasan adalah proses untuk menjamin bahwa tujuan-tujuan organisasi dan manajemen tercapai. Hal ini berkenaan dengan membuat kegiatan-kegiatan sesuai dengan yang direncanakan. Fungsi pengawasan manajemen juga berhubungan erat denga fungsi manajemen lainnya, yaitu Planning (perencanaan), Organizing (pengorganisasian), dan Leading (pengarahan)

B.      TIPE-TIPE PENGAWASAN

1.       Pengawasan Pendahuluan (Feedforward control)

Pengawasan ini dirancang untuk mengatisipasi masalah atau penyimpangan dari standar atau tujuan dan memungkinkan suatu koreksi dibuat sebelum kegiatan tersebut diselesaikan. Pengawasan ini hanya effektif jika manajer dapat mendeteksi tentang masalah atau penyimpangan yang dari standar secara dini dan langsung mengambil aksi untuk memperbaikinya

2.       Pengawasan saat kegiatan (Concurrent control)

Pengawasan yang dilakukan saat kegiatan berlangsung. Pengawasan ini berfungsi sebagai double check suatu kegiatan, yaitu kegiatan tersebut dapat dilanjutkan jika sudah memenuhi kriteria atau suatu aspek tertentu

3.       Pengawasan Umpan Balik

Pengawasan yang dilakukan untuk mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang sudah diselesaikan. Penyimpangan atau masalah yang ditemukan dapat dijadikan pelajaran untuk kegiatan serupa yang akan datang

C.      TAHAP-TAHAP DALAM PENGAWASAN

1.       Penetapan Standar

Tahap pertama  dalam pengawasan adalah menentukan standar pelaksanaan. Standar adalah suatu satuan yang dijadikan patokan penilaian bagi hasil-hasil suatu kegiatan.

Ada 3 jenis standar secara umum, yaitu:

-Standar Fisik: meliputi kuantitas seperti jumlah barang atau jasa, jumlah produksi, dsb.

-Standar Moneter: Standar yang berhubungan dengan uang dan biaya

-Standar waktu: Meliputi waktu untuk menyelesaikan suatu kegiatan atau pekerjaan

Selain itu juga terdapat standar-standar lainnya yang tidak dapat dihitung atau diukur, yaitu standar kualitatif, semisal Kerja sama tim dalam menyelesaikan kegiatan.

2.       Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan

Penetapan standar akan sia-sia jika tidak disertai berbagai cara untuk mengukur pelaksanaan kegiatan secara nyata. Pengukuran pelaksanaan kegiatan dapat dilakukan dengan membuat pertanyaan untuk kegiatan tersebut. Misal:

-Siapa yang terlibat dalam pelaksanaan?

-Bagaimana progress dari pelaksanaan tersebut?

3. Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan

Setelah frekuensi serta sistem monitoring ditetapkan, pengukuran pelaksanaan kegiatan dilakukan sebagai proses yang berulang-ulang serta terus menerus.

4.       Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan

Tahap kritis dari pengawasan adalah pembandingan pelaksanaan nyata dengan pelaksanaa yang direncanakan atau satandar yang ditetapkan.  Walaupun tahap ini paling mudah dilakukan tetapi kompleksitas dapat terjadi pada saat mengitrepestasikan adanya penyimpangan

5.       Pengambilan Tindakan Koreksi Bila Diperlukan

Kegiatan ini hanya dilakukan jika terdapat penyimpangan-penyimpangan yang terjadi pada kegiatan. Tindakan koreksi dapat berupa:

a.       Mengubah standar mula-mula

b.      Mengubah pengukuran pelaksanaan

c.       Mengubah cara dalam menganalisa dan mengntrepestasikan masalah

PENTINGNYA PENGAWASAN

Pengawasan menjadi salah satu hal penting dalam suatu pelaksanaan kegiatn maupun organisasi disebabkan berbagai faktor, seperti:

a.       Perubahan lingkungan organisasi

b.      Peningkatan kompleksitas Organisasi

c.       Kesalhan-kesalahan yang terjadi

d.      Kebutuhan Manajer untuk mendelegasikan Wewenang

PERANCANGAN PROSES PENGAWASAN

William H. Newman mengemukakan teorinya dalam prosedur penetapan sistem pengawasan  Pendekatannya terdiri atas 5 langkah dasar untuk semua tipe kegiatan:

a.       Merumuskan hasil yang diinginkan

Manajer harus merumuskan tujuan yang akan dicapai dengan sejelas mungkin. Tujuan yang jelas akan memudahkan kegiatan atau organisasi tersebut menetapkan rencana-rencana strategis maupun operasional untuk mencapai tujuan tersebut. Tujuan yang dinyatakan kurang jelas akan menyulitkan dalam pembuatan rencana strategis maupun operasional. Contoh: “Target Penjualan bulan ini harus meningkat.” Coba bandingkan dengan tujuan yang ini “Target Penjualan harus meningkat 25% dari bulan lalu.” Tujuan yang jelas akan memberikan arah yang jelas dalam pelaksanaan kegiatan

b.      Menetapkan prediksi hasil

Proses ini disebut juga early warning predictors, dengan mengetahui hasil-hasil awal maka bisa memprediksi hasil akhir. Beberapa early warning predictors:

1.       Pengukuran masukan.

Perubahan pada masukan akan membuat manajer melakukan tindakan koreksi pada kegiatan tersebut untuk mencapai hasil yang diinginka

2.       Hasil-hasil pada tahap permulaan.

 Dengan mengetahui hasil pada tahap awal maka manajer dapat memprediksikan hasil akhir dan apakah diperlukan tindakan koreksi

3.       Symptom (gejala).

 Ini adalah faktor yang mempengaruhi hasil akhir, tapi tidak secara langsung. Umumnya disebabkan oleh faktor-faktor eksternal perusahaan

4.       Perubahan dalam kondisi yang diasumsikan

Karena asumsi kita atas suatu keadaan berubah, maka diperlukan tindakan koreksi.

Alat Bantu Pengawasan Manajerial

1.       Management by Exception

MBE, atau prinsip pengecualian memungkinkan memusatkan perhatian pada bidang pengawasan yang kritis dan penting dan di bagian yang tidak dipusatkan ditangani oleh karyawan atau manajer yang lebih rendah.

2.       Management Information System

MIS dapat didefinisikan sebagai system yang menyediakan, memroses, menyimpan, dan menyebarkan informasi yang bertujuan agar manajemen dapat mengambil keputusan yang effektif dan effisien. Contoh: Dalam menentukan target pasar produk, diperlukan data penjualan seluruh produk dan dipilih produk yang paling laku untuk dijadikan sebagai “senjata utama”

Karakteristik Pengawasan yang Effektif

1.       Akurat

Informasi mengenai suatu kegiatan tersebut akurat dan tidak dibuat-buat.

2.       Tepat Waktu

Informasi mengenai kegiatan tersebut disampaikan tepat waktu, agar segera bisa dilakukan evaluasi

3.       Biaya yang effisien

4.       Dapat dipertanggung jawabkan

Oleh: M. Farid

Read More

Pengawasan

Pengawasan

Pengawasan pada hakikatnya merupakan usaha memberikan petunjuk pada para pelaksana agar mereka selalu bertindak sesuai dengan rencana.
Diharapkan agar para pelaksana membatasi tindakan-tindakanya mencapai tujuan sedemikian rupa sehingga tidak begitu menyimpang dari yang diperbolehkan.

A. Pengertian
Pengawasan dapat didefinisikan sebagai proses untuk “menjamin” bahwa tujuan-tujuan organisasi dan manajemen tercapai.

B. Tahap Pengawasan
Dikemukakan oleh T. Hani Handoko bahwa Pengawasan memiliki 5 tahapan, yaitu :

1. Tahap Penetapan Standar
Tujuannya adalah sebagai sasaran, kuota, dan target pelaksanaan kegiatan yang  digunakan sebagai patokan dalam pengambilan keputusan. Bentuk standar yang umum, yaitu :
a. standar phisik
b. standar moneter
c. standar waktu

2. Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Digunakan sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara tepat.

3. Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Beberapa proses yang berulang-ulang dan kontinue, yang berupa atas, pengamatan l
laporan, metode, pengujian, dan sampel.

4. Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan
Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan dan menganalisanya
mengapa bisa terjadi demikian, juga digunakan sebagai alat pengambilan keputusan
bagai manajer.

5. Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi
Bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan, dimana perlu ada
perbaikan dalam pelaksanaan.

C. Bentuk Pengawasan
Bentuk-bentuk pengawasan menurut T. Hani Handoko ada 3, yaitu :

1. Pengawasan Pendahulu (feeforward control, steering controls)
Dirancang untuk mengantisipasi penyimpangan standar dan memungkinkan koreksi  dibuat sebelum kegiatan terselesaikan. Pengawasan ini akan efektif bila manajer dapat menemukan informasi yang akurat dan tepat waktu tentang perubahan yang terjadi atau perkembangan tujuan.

2. Pengawasan Concurrent (concurrent control)
Yaitu pengawasan “Ya-Tidak”, dimana suatu aspek dari prosedur harus memenuhi  syarat yang ditentukan sebelum kegiatan dilakukan guna menjamin ketepatan  pelaksanaan kegiatan.

3. Pengawasan Umpan Balik (feedback control, past-action controls)
Yaitu mengukur hasil suatu kegiatan yang telah dilaksanakan, guna mengukur  penyimpangan yang mungkin terjadi atau tidak sesuai dengan standar.

D. Alat Bantu Pengawasan
Alat-alat pengawasan yang paling dikenal dan paling umum digunakan adalah :

1) Manajemen Pengecualian (Management by Exception)
Manajemen pengecualian adalah teknik pengawasan yang memungkinkan hanya penyimpangan kecil antara yang direncanakan dan kinerja aktual yang mendapatkan perhatian dari wirausahawan. Manajemen penegecualian didasarkan pada prinsip pengecualian, prinsip manajemen yang muncul paling awal pada literatur manajemen. Prinsip pengecualian menyatakan bahwa bawahan menangani semua persoalan rutin organisasional, sementara wirausahawan menangani persoalan organisasional non rutin atau diluar kebiasaan.

2) Management Information System (MIS)
MIS yaitu suatu metoda informal pengadaan dan penyediaan bagi manajemen, informasi yang diperlukan dengan akurat dan tepat waktu untuk membantu proses pembuatan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi perencanaan, pengawasan dan operasional organisasi yang dilaksanakan secara efektif.

Dari penjelasan-penjelasan di atas, dapat diambil kesimpulan bahwa Pengawasan diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi dan meminimalisir pelanggaran yang mungkin terjadi dalam prosesnya.




Budi Cahyo Negoro
143020008635
1H D3 Pajak

Read More

Pengawasan

A. Definisi Pengawasan
Pengawasan adalah proses untuk menjamin tujuan-tujuan organisasi dan manajemen tercapai. Dari definisi tersebut terlihat bahwa terdapat hubungan antara pengawasan dan perencanaan. Selain perencanaan, pengawasan juga berkaitan dengan perorganisasian, penyusunan personalia, dan pengarahan. Fungsi- fungsi manajemen perlu diawasi dan juga fungsi pengawasan itu sendiri perlu diawasi demi tercapainya tujuan organisasi.
B. Tipe-Tipe Pengawasan
1. Pengawasan pendahuluan (feedforward control)
Pengawasan yang dirancang untuk mengantisipasi masalah-masalah yang timbul dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu kegiatan tertentu diselesaikan. Pengawasan ini dilakukan dengan mendeteksi masalah dan mengambil tindakan yang diperlukan sebelum masalah terjadi.
2. Pengawasan yang dilakukan bersamaan dengan pelaksanaan kegiatan (concurrent control)
Pengawasan yang dilakukan dengan cara pemenuhan suatu aspek tertentu ataupun syarat-syarat tertentu agar suatu kegiatan bisa dilanjutkan, atau tidak. Pengawasan ini menjadi “double-check” yang lebih menjamin ketepatan pelaksanaan suatu kegiatan.
3. Pengawasan umpan balik (feedback control)
Pengawasan yang dilakukan dengan mengukur hasil dari suatu kegiatan yang telah dilakukan untuk diterapkan di kegiatan-kegiatan serupa dimasa yang akan datang.
C. Tahapan dalam Proses Pengawasan
1. Tahap 1 : Penetapan Standar
Standar adalah ukuran yang dijadikan patokan untuk penilaian hasil-hasil. Tujuan, sasaran, kuota dan target pelaksanaan dapat digunakan sebagai standar. Adapaun 3 bentuk standar:
a. Standar fisik
Meliputi kuantitas barang atau jasa, kualitas produk
b. Standar moneter
Mencakup biaya tenaga kerja, biaya penjualan, laba kotor, pendapatan penjualan, dsb.
c. Standar waktu
Meliputi kecepatan produksi atau batas suatu pekerjaan harus diselesaikan.
Dengan adanya standar, manager dapat mengkomunikasikan pelaksanaan kerja yang diharapkan kepada bawahan secara lebih jelas dan tahapan-tahapan lain dalam proses perencanaan dapat ditangaini dengan lebih efektif.
2. Tahap 2 : Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Tahapan keduan adalah menentukan pengukuran pelaksanaan kegiatan yang meliputi beberapa pertanyaan seperti:
a. Berapa kali pelaksanaan seharusnya diukur?
b. Dalam bentuk apa pengukuran dilakukan?
c. Siapa yang akan terlibat?
3. Tahap 3 : Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Pengukuran pelaksanaan kegiatan harus dilakukan secara berulang-ulang dan terus-menerus. Pengukuran pelakasanaan kegiatan dapat dilakukan dengan beberapa cara, seperti pengamatan, laporan baik lisan maupun tertulis, metode otomatis, inspeksi, pengambilan sample.
4. Tahap 4 : Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisis Penyimpangan
Tahapan ini merupakan tahapan terkompleks apalagi pada saat menginterpretasikan adanya penyimpangan. Penyimpangan harus dianalisa untuk menentukan mengapa standar tidak dapat dicapai.
5. Tahap 5 : Pengambilan Tindakan Koreksi Bila Diperlukan
Bila dari hasil analisan diperlukan tindakan koreksi, tindakan ini harus diambil. Standar mungkin diubah, pelaksanaan diperbaiki, atau keduanya dilakukan bersamaan.
D. Pentingnya Pengawasan
Terdapat beberapa faktor yang mebuat pengawasan itu penting, yaitu:
1. Perubahan lingkungan organisasi
Berbagai perubahan lingkungan organisasi terjadi terus-menerus dan tidak dapat dihindari, melalui fungsi pengawasan, manager dapat mendeteksi perubahan-perubahan terhadap organisasi, sehingga mampu menghadapi tantangan atau memanfaatkan kesempatan yang ada dari perubahan tersebut.
2. Peningkatan kompleksitas organisasi
Semakin besar organisasi semakin memerlukan pengawasan yang lebih formal, membutuhkan analisa dan pencatatan yang tepat. Jadi organisasi harus memerlukan pelaksanaan fungsi pengawasan dengan lebih efisien dan efektif.
3. Kesalahan-kesalahan
Kesalahan-kesalahan apabila tidak ditangani dengan tepat akan membuat keadaan bertambah buruk. Dengan adanya sistem pengawasan memungkinkan manager mendeteksi kesalahan-kesalahan tersebut sebelum menjadi kritis
4. Kebutuhan manager untuk mendelegasikan wewenang
Apabila tugas manager didelegasikan ke bawahannya. Manager tidak terlepas dari tanggung jawabnya dan cara manager untuk menentukan apakah bawahannya melakukan tugasnya dengan benar adalah dengan sistem pengawasan.
E. Karakteristik-Karakteristik Pengawasan Efektif
Terdapat beberapa kriteria yang harus dipenuhi agar suatu sistem pengawasan dikatakan efektif. Kriteria-kriteria tersebut adalah:
1. Akurat
Informasi tentang suatu kegiatan haruslah akurat. Sebab informasi maupun dat yang tidak akurat akan menyebabkan organisasi mengambil tindakan yang salah sehingga dapat memunculkan masalah yang seharusnya tidak ada.
2. Tepat waktu
Informasi harus dikumpulkan dan disampaikan agar dapat dievaluasi secepatnya sehingga tindakan yang baru dapat diambil.
3. Objektif dan menyuluruh
Informasi tidak boleh subjektif tetapi berdasarkan data real di lapangan dan sifatnya harus lengkap menyeluruh.
4. Terpusat pada titik-titik pengawasan strategis
Pengawasan sebaiknya dipusatkan pada titik-titik yang mengalami penyimpangan paling sering atau yang menimbulkan kerugian.
5. Realistik secara ekonomis
Pelaksanaan pengawasan haruslah sehemat mungkin, paling tidak sama dengan kegunaan yang diperoleh dari sistem tersebut.
6. Realistik secara organisasional
Sistem pengawasan harus sesuai dengan keadaan organisasi.
7. Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi
Informasi pengawasan harus terkoordinasidengan aliran kerja organisasi karena seiap tahap dapat mempengaruhi kesuksesan atau kegagalan keseluruhan operasi.
8. Fleksibel
Pengawasan harus fleksibel terhadap perubahan-perubahan dalam lingkungan organisasi.
9. Bersifat sebagai petunjuk dan operasional
Sistem pengawasan harus dapat menunjukkan baik deteksi maupun deviasi serta tindakan yang harus diambil.
10. Diterima para anggota organisasi
Sistem pengawasan haruslah diterima oleh seluruh anggota organisasi


Sumber: Buku Manajemen T. Hani Handoko

Oleh: Abdullah Aziz Alaika

Read More

Organizing 2

Pengorganisasian
 Pengorganisasian adalah menyusun dan menstrukturisasi pekerjaan untuk mencapai sasaran organisasi.
Struktur organisasi adalah susunan-susunan formal pekerjaan di dalam suatu organisasi
Bagan organisasi adalah representasi visual dari struktur organisasi
Tujuan pengorganisasian :
1. Membagi pekerjaan ke dalam tugas-tugas dan departemen yang spesifik
2. Menugaskan pekerjaan dan tanggung jawab yang terkait dengan pekerjaan individu
3. Mengoordinasikan beragam tugas organisasi
4. Menghimpun berbagai pekerjaan ke dalam unit-unit
5. Menjalin hubungan di antara individ, kelompok dan departemen
6. Membuat hierarki wewenang yang formal
7. Mengalokasikan dan menmpatkan sumber-sumber daya organisasi
Membangun organisasi :
a. Merancang pekerjaan : merancang kerja-kerja yang akan dilaksanakan dan menentukan tanggung jawab individu yang berhubungan dengan pekerjaan. Hal ini akan menimbulkan spesialisasi pekerjaan. Spesialisasi kerja adalah membagi aktivitas pekerjaan dalam tugas-tugas berpisah
 Keuntungan spesialisasi pekerjaan adalah :
- Pekerja yang melaksanakan tugas kecil dan sederhana akan menjadi lebih pandai
- Waktu perpindahan antar tugas akan menurun
- Mudah mengembangkan perlatan khusus untuk membantu pekerjaan tersebut
- Biaya akibat pergantian karyawan akan lebih murah
Kelemahan spesialisasi kerja :Pekerja menjadi lebih cepat bosan, cepat puas atau cepat tidak puas. Untuk mengatasi masalah ini dapat dilakukan job rotation, job enlargement, dan job enrichment.
b. Departementalisasi : pengelompokkan kegiatan kerja suatu organisasi agar kegiatan-kegiatan sejenis dan berhubungan dapat dikerjakan bersama. Departementalisasi menjadi dasar dimana beragam tugas kerja dikelompokkan bersama
Empat hal dasar yang paling umum dalam departementalisasi adalah sungsional, produk, matriks, pelanggan dan lokasi
c. Menciptakan hubungan pelaporan
Kesatuan komando adalah prinsip manajemen yang mengaskan bahwa setiap orang seharusnya hanya melapor pada satu orang manajer saja.

Rantai komando adalah hierarki wewenang dari tingkat organisasi yang tinggi ke yang rendah yang menegaskan siapa melapor kepada siapa.
Rentang manajemen adalah jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh manajemen.
Rentang luas :
- Mempercepat waktu pengelolaan informasi
- Mengurangi kemungkinan distorsi informasi
- Penggunaan sumber daya manajer menjadi efisien
Rentang sempit :
- Produktivitas bagus
- Ruang lingkup yang terlalu lebar menyebabkan majaer tidak dapat menjalankan fungsinya secara efektif.

d. Mendistribusikan otoritas
Wewenang adalah hak mutlak dari posisi seorang manajer untuk memerintahkan apa yang harus dilakukan staf dan mengharapkan mereka melakukannya
Sentralisasi adalah kadar dimana pengambilan keputusan berkonsentrasi pada tingkat level organisasi yang lebih tinggi
Desentralisasi adalah kadar dimana pekerja level bawah bisa memberikan input atau bahkan keputusan
e. Koordinasi aktivitas

f. Membedakan berbagai posisi
Staff : memberikan sarana dan pelayanan bagi fungsi lini
Lini : individu yang melakukan tugas pokok organisasi

Sumber konflik lini dan staf :
- Perbedaan umur dan pendidikan
- Perbedaan tugas
- Perbedaan sikap
- Perbedaan posisi


Inas Putri Mayangsari
143020008782

Read More

Organizing

Pengorganisasian adalah memutuskan bagaimana cara terbaik untuk mengelompokkan aktivitas dan sumber daya organisasi.


Membangun Organisasi:

1. Merancang Pekerjaan

Tugas dalam organisasi dibagi menjadi bagian kecil atau disebut juga spsialisasi pekerjaan.

Kelebihan: Seseorang yang bekerja dengan tugas tertentu terus menerus akan menjadi lebih pandai, mempersingkat waktu, dan mengurangi biaya untuk pelatihan karyawan.

Kekurangan: Pekerja akan menjadi bosan dan tidak puas dengan pekerjaannya. Hal ini dapat diatasi dengan job rotation, job enlargement, dan job enrichment.


2. Mengelompokkan Pekerjaan

Pekerjaan sejenis dikelompokkan dan dikerjakan bersama atau disebut juga departementalisasi.

Dasar pengelompokan:
Fungsional (berdasarkan fungsi), produk (fungsi yang sama tetapi poduk yang dihasilkan berbeda, matriks (campuran fungsi dan produk), pelangan (perbedaan sasaran pelanggan, seperti pada bank), lokasi (sesuai lokasi/cabang organisasi)


3. Menciptakan Hubungan Pelaporan

Setiap orang dalam organisasi harus memiliki pelaporan yang jelas.

Rentang manajemen adalah jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh manajer. Hal ini dapat berbeda tergantung struktur dan tujuan organisasi tersebut. Terdapat 2 macam rentang manajer yaitu rentang luas dan sempit.

Rentang luas adalah manajer dengan bawahan banyak. Kelebihan rentang luas: mempercepat penyebaran organisasi, mengurangi distorsi informasi dan pengunaan sumber daya manajemen secara efisien.

Rentang sempit adalah rentang manajer dengan jumlah bawahan sedikit atau karyawan terbagi menjadi beberapa divisi. Kelebihan rentang sempit: dapat meningkatkan produktivitas.


4. Mendistribusikan otoritas

Pelimpahan kerja dari manajer kepada bawahannya untuk mencapai tujuan organisasi. Terbagi menjadi dua yaitu desentralisasi dan sentralisasi.

Desentralisasi adalah proses mendelegasikan kekuasaan dan otoritas kepada manajer tingkat menengah dan bawah di seluruh organisasi.

Sentralisasi adalah proses mempertahankan kekuasaan dan otoritas pada manajer puncak.


5. Membedakan Antar Posisi

Membedakan tugas dan wewenang antara posisi lini dan staff.

Staff adalah individu/kelompoj dalam suatu struktur organisasi yang fungsi utamanya memberikan saran dan pelayanan kepada fungsi lini.

Lini adalah individu/kelompok yang mengerjakan tugas pokok organisasi.



Oleh:
Deanova Sabila
D3 Pajak 1H / 15

Read More

Manajer Sebagai Pembuat Keputusan

MANAJER SEBAGAI PEMBUAT KEPUTUSAN

Keputusan adalah membuat sebuah pilihan dari dua atau lebih alternatif

Proses pembuatan keputusan adalah :

·         Mengidentifikasi sebuah masalah dan criteria keputusan dan mengalokasi bobot criteria

·         Mengembangkan, menganalisis, dan memilih alternative yang mana dapat menyelesaikan masalah

·         Mengimplementasikan alternative yang sudah terpilih

·         Mengevaluasi efektifitas dari pengembilan keputusan

Langkah langkah dalam pembuatan keputusan

Langkah 1 : mengidentifikasi suatu masalah

Masalah adalah perbedaan antara kondisi yang ada dan yang diinginkan. Masalah mempunyai beberapa karakteristik yaitu sebuah masalah akan menjadi masalah jika seorang manajer become aware of it, adanya tekanan dalam menyelesaikan masalah, dan manajer harus mempunyai otoritas, informasi, atau sumber yang di butuhkan untuk menyelesaikan masalah. Contohnya Debri, sebagai manajer mempunyai karyawan di bidang computer. Belakangan ini produktifitas karyawan menurun karna computer yang digunakan suda tua da usanng. Dalam hal ini ditemukan suatu masalah yaitu, Karyawan membutuhkan computer baru.

Langkah 2 : mengidentifikasi kriteria keputusan

Setelah manajer mengidentifikasi masalah, dia harus mengidentifikasi kriteria keputusan. Kriteria tersebut menyangkut biaya yang akan terjadi dan resiko yang akan dihadapi dan hasil yang diinginkan. Dari contoh dibawah, Debri mempertimbangkan kapasitas memori dan dan penyimpanan tampilan, berat, garansi, dan daya tahan baterai.

Langkah 3 : mengalokasikan bobot kriteria

Jika criteria yang relevan tidak sama arti pentingnya, pembuat keputusan harus member bobot pada msing masing criteria agar dapat memberinya prioritas yang tepat dalam membuat keputusan. Cara yang sederhana adalah dengan member bobot 10 pada criteria yang paling penting dan kemudian member bobot pada criteria yang lain dengan menggunakan standar tersebut.

Langkah 4 : menganalisis alternative

Ini merupakan langkah dimana pembuat keputusan harus kreatif. Pada titik ini alternatif hanya di daftar, tidak di evaluasi. Debri sebagai manajer mengidentifikasi 8 komputer sebagai pilihan yang mungkin.

Langkah 5 : menganalisis alternative

Setelah alternative diidentifikasi, pembuat keputusan harus mengevaluasi setiap kemungkinan dengan menggunakan kriteria yang telah ditetapkan sebelumnya. Caranya yaitu dengan menilai kekurangan dan kelebihan masing masing criteria. Gambar di atas menunjukan nilai yang diberikan Debri kepada setiap alternative setelah melakukan penelitian atasnya.

Langkah 6 : memilih sebuah alternative

Langkah keenam dalam proses pembuatan keputusan adalah memilih alternative terbaik atau yang menghsilkan total tertinggi di langkah 5.  Dalam contoh ini, Debri memilih computer merek Dell Inspiron karna menghasilkan skor tertinggi. 

Langkah 7 : mengimplementasikan alternative

Dalam proses pembuatan keputusan, anda menerapkan keputusan ke dalam tindakan dengan memberlakukan kepada mereka yang terpengaruh dan membuat mereka berkomitmen terhadapnya. Hal lain yang mungkin harus dilakukan manajer selama implementasi adalah menilai uang lingkungan untuk setiap perubahan, terutama dengan keputusan jangka panjang.

Langkah 8 : mengevaluasi efektifitas keputusan

Langkah terakhir dalam proses pembuatan keputusan melibatkan evaluasi hasil ke[utusan untuk melihat apakah masalah tersebut terpecahkan. Jika masih saja terdapat masalah, mungkin membuat anda harus melakukan lagi langkah langkah sebelumnya atau bahkan harus mengulangi seluruh proses awal.

 Oleh:

Oktavianus Debri Hendratno

Read More

Proses Pengambilan Keputusan

Pengertian Pengambilan Keputusan

Pengambilan keputusan (desicion making) adalah melakukan penilaian dan menjatuhkan pilihan. Keputusan ini diambil setelah melalui beberapa perhitungan dan pertimbangan alternatif. Sebelum pilihan dijatuhkan, ada beberapa tahap yang mungkin akan dilalui oleh pembuat keputusan. Tahapan tersebut bisa saja meliputi identifikasi masalah utama, menyusn alternatif yang akan dipilih dan sampai pada pengambilan keputusan yang terbaik.
Pembuatan keputusan ini bertujuan mengatasi atau memecahkan masalah yang bersangkuatan sehingga usaha pencapaiian tujuan yang dimaksud dapat dilaksanakan secara baik dan efektif. Masalah atau problem yang dimaksud dapat dibagi tiga golongan besar, yaitu masalah korektif, masalah progresif, dan masalanh kreatif.

Keputusan dibagi dalam 3 tipe :

1.             Keputusan terprogram/keputusan terstruktur yaitu keputusan yang berulang- ulang dan rutin, sehingga dapat diprogram. Keputusan terstruktur terjadi dan dilakukan terutama pada manjemen tingkat bawah.

2.              Keputusan setengah terprogram / setengah terstruktur yaitu keputusan yang sebagian dapat diprogram, sebagian berulang-ulang dan rutin dan sebagian tidak terstruktur. Keputusan ini seringnya bersifat rumit dan membutuhkan perhitungan - perhitungan serta analisis yg terperinci.

3.             Keputusan tidak terprogram/ tidak terstruktur yaitu keputusan yang tidak terjadi berulang-ulang dan tidak selalu terjadi. Keputusan ini terjadi di manajemen tingkat atas. Informasi untuk pengambilan keputusan tidak terstruktur tidak mudah untuk didapatkan dan tidak mudah tersedia dan biasanya berasal dari lingkungan luar.

Dasar-Dasar Pengambilan Keputusan

Menurut George R. Terry, dasar-dasar pengambilan keputusan adalah sebagai berikut :
1.Intuisi
Pengambilan keputusan yang berdasarkan intuisi atau perasaan bersifat subjektif, sehingga mudah terkena pengaruh.
2.Pengalaman
Pengambilan keputusan berdasarkan pengalaman memiliki manfaat bagi pengetahuan praktis. Karena pengalaman seseorang dapat memperkirakan keadaan sesuatu, dapat memperhitungkauntung ruginya, baik buruknya keputusan yang akan dihasilkan.
3.Fakta
Pengambilan keputusan berdasarkan fakta dapat memberikan keputusan yang sehat, solid, dan baik. Dengan fakta, maka tingkat kepercayaan terhadap pengambilan keputusan dapat lebih tinggi,sehingga orang dapat menerima keputusan-keputusan yang dibuat itu dengan rela dan lapang dada.
4.Wewenang
Biasanya dilakukan oleh pimpinan terhadap bawahannya atau orang yang lebih tinggi kedudukannya kepada orang yang lebih rendah kedudukannya.
5.Rasional
Keputusan yang dihasilkan lebih objektif, logis, lebih transparan, konsisten untuk memaksimumkan hasil atau nilai dalam batas kendala tertentu, sehingga dapat dikatakan mendekati kebenaran atau sesuai dengan apa yang diinginkan.

Proses pengambilan keputusan

Proses pengambilan keputusan memiliki berapa tahap :
Tahap 1
Pemahaman dan Perumusan Masalah. Para manager sering menghadapi kenyataan bahwa masalah yang sebenarnya sulit dikemukaan atau bahkan sering hanya mengidentifikasikan masalah, bukan penyebab dasar. Para manager dapat mengidentifi8kasi masaklah dengan beberapa cara. Pertama, manager secra sistematis menguji hubungan sebab-akibat. Kedua manager mencari penyimpangan atau perubahan dari yang noirmal.
Tahap 2
Pengumpulan dan Analisis Data yang Relevan. Setelah manajer menemukan dan merumuskan masalah, manajer harus memutuskan langkah-langkah selanjutnya. Manajer pertama kali harus menentukan data-data apa yang dibutuhkan untuk membuat keputusan yang tepat dan kemudiaan mendapatkan informasi tersebut.
Tahap 3
Pegembangan Alternatif-Alternatif. Kecenderungan untuk menerima alternatif keputusan pertama yang feasibel sering menghindarkan manager dari pencapaian penyelesaian yang terbaik untuk masalah manajer.Pengembangan sejumlah alternatif memungkinkan manajer menolak kecnderungan untuk membuat keputusan terlalu cepat dan membuat keputusan yang efektif. Manager harus memilih suatu alternatif yang cukup baik, walaupun bukan esuatu yang sempurna atau ideal.
Tahap 4
Evaluasi Alternatif-Alternatif. Setelah manajer mengembangkan sekumpulan alternatif, mansger harus mengevaluasi sekumpulan alternati, manager harus mengevaluasi untuk menilai efektifitas etiap alternatif.
Tahap 5
Pemilihan Alternatif Terbaik. Pembuatan keputusan merupakan hasil evaluasi berbagai alternatif. Alternatif terpilih akan didasarkan pada jumlah informasi bagi manager dan ketidaksempurnaan kebijakan manajer.
Tahap 6
Implementasi Keputusan . Setelah alternatif terbaik dipilih, para manager harus membuat rencana untuk mengatasi berbagai permasalahan dam masalah yang mungkin dijumpai dalam penerapan keputusan. Dalam hal ini, manager perlu memperhatikan berbagai resiko dan ketidakpastian sebagai konsekuensi dibuatnya suatu keputusan. Disamping itu, pada tahapimplementasi keputusan manager juga perlu menetapkan prosedur laporan kemajuaan periodik dan memnpersiapkan tindakan korektif bila masalah baru muncul dalam pembuatan kjeputusan, serta merancang peringatan dini untuk menghadapi berbagai kemungkinan.
Tahap 7
Evaluasi Hasil-Hasil. Keputusan. Implementasi keputusan harus selalu dimonitor. Manajer harus meangevaluasi apakah implementasi dilakukan dengan lancar dan keputusan memberikan hasil yang diinginkan

Gaya dan Model Pengambilan Keputusan

Gaya Manajer dalam pengambilan keputusan akan banyak diwarnai oleh beberapa hal seperti latar belakang pengetahuan, perilaku pengalaman, dan sejenisnya. Cara-cara manajer dala mendekati masalah tersebut antara lain :
1. Penghindar Masalah
Seorang penghindar masalah mengabaikan informasi yang menunujukkan kesebuah masalah. Para penghindari masalah ini tidak aktif dan tidak ingin menghadapi masalah.
2. Penyelesian Masalah
Seorang penyelesai masalah mencoba menyelesaikan masalah-masalah apabila masalah-masalah itu muncul. Mereka bersikap reaktif menghadapi masalah-masalah yang timbul.
3. Pencarian Masalah
Seorang pencari masalah secara aktif mencari masalah-masalah guna diselesaikan atau mencari peluang-peluang baru untuk dikejar.


Oleh:
Aang Fadhila

Read More

Tujuan dan Rencana

Tujuan dan Rencana

Perencanaan sering disebut dengan fungsi dalam managemen yang paling utama karena menentukan dasar untuk semua hal lainnya yang dilakukan manajer ketika mengelola, memimpin, dan mengendalikan. Perencanaan melibatkan dua aspek penting yaitu tujuan dan rencana.

Tujuan adalah hasil yang diinginkan atau target. Tujuan sering disebut dasar perencanaan karena memadu keputusan manajemen dan membentuk kriteria terhadap hasil kerja yang diukur. Kita harus mengetahui tujuan atau target yang ingin kita capai sebelum kita membuat suatu rencana. Rencana  adalah dokumen yang menentukan kerangka bagaimana tujuan itu akan terpenuhi. Biasanya meliputi alokasi sumber daya, jadwal, dan tindakan lain yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut.

Jenis-jenis Tujuan

Sepertinya suatu organisasi mempunyai satu tujuan, namun keberhasilan dari organisasi tersebut tidak ditentukan oleh satu tujuan. Jadi, pada kenyataannya organisasi mempunyai banyak tujuan. Sebagai contoh : suatu perusahaan mungkin ingin meningkatkan pangsa pasar nya, kenyamanan karyawannya, serta memperluas jaringan perusahaan. Dari contoh ini perusahaan tersebut mempunyai berbagai macam tujuan yang ingin dicapai yang saling mendukung satu sama lain.

Sebagian besar tujuan tujuan perusahaan dapat digolongkan menjadi tujua strategis (berhubungan dengan semua bidang kinerja organisasi lainnya) serta tujuan keuangan (berhubungan dengan kinerja keuangan organisasi).

Selain itu juga tujuan dibagi menjadi tujuan yang dinyatakan (stated goal) serta tujuan sebenarnya. Tujuan yang dinyatakan adalah laporan resmi tentang apa yang dikatakan organisasi-dan apa yang ingin diyakini oleh para pemangku kepentingan. Meskipun begitu kedua hal tersebut sering bertentangan. Tujuan sebenarnya merupakan tujuan yang secara aktual dikejar oleh organisasi.

Penetapan tujuan lebih baik bila menganut :

S : Spesifik (bersifat jelas dan kusus)

M : Measurable (harus dapat diukur, jika tidak dapat diukur maka tidak akan dicapai atau sulit dicapai)

A : Acheiveable (harus dapat dicapai)

R :Reasonable (harus ada alasan yang jelas/realistik)

T :Timeable (Ada batasan waktu yang jelas)

Jenis-jenis Rencana

a.       Berdasarkan Jangkauan

Rencana Strategik adalah rencana yang diterapkan pada organisasi secara keseluruhan dan menetapkan tujuan keseluruhan organisasi. Rencana Operasional meliputi area operasioanal tertentu organisasi. Rencana strategis harus lebih umum daripada rencana operasional.

b.      Berdasarkan kerangka waktu

Rencana jangka panjang adalah rencana yang mempunyai jangka waktu lebih dari tiga tahun.

Sedangkan rencana jangka pendek adalah rencana yang berjangka waktu kurang dari satu tahun. Diantaranya ada rencana jangka menengah (antara satu sampai tiga tahun)

c.       Berdasarkan Spesifisitas

Rencana spesifik adalah rencana yang jelas dan tidak memberikan ruang bagi interpretasi. Contoh manajer yang menginginkan peningkatan produksi sebesar 5% pasti sudah mempunyai anggaran, cara kerja dan lainnya yang mendukung untuk diterapkan.

Rencana arahan adalah rencana fleksibel yang menentukan panduan umum. Rencana ini memberikan fokus tetapi tidak membatasi manajer pada tujuan spesifik atau serangkaian tindakan

d.      Berdasarkan Frekuensi Pengguna

Rencana sekali pakai biasanya digunakan untuk memenuhi kebutuhan dalam situasi yang unik. Rencana Siaga adalah rencana untuk memandu aktivitas yang dilakukan berulang kali. Biasanya rencana ini termasuk kebijakan, peraturan, dan prosedur.

Fungsi Tujuan Organisasi

Fungsi tujuan organisasi :

1. pedoman bagi kegiatan, melalui penggambaran hasil akhir diwaktu yang akan datang. Memberikan arah dan pemusatan kegiatan organisasi mengenai apa yang harus atau tidak dilakukan.
2. sumber legitimasi, melalui pembenaran kegiatan-kegiatannya. Akan meningkatkan kemampuan organisasi untuk mendapatkan berbagai sumber daya dan dukungan dari lingkungan sekitarnya.

3. standar pelaksanaan, memberikan standar langsung bagi penilaian pelaksanaan kegiatan (prestasi organisasi).

4. sumber motivasi, karena sering memberikan insentif bagi para anggota.
5. dasar rasional pengorganisasian, karena antara tujuan dan struktur organisasi saling berinteraksi dalam kegiatan-kegiatan untuk mencapai tujuan.

Pendekatan Penetapan Tujuan

1.       Traditional Goal Setting

Dalam pendekatan ini semuanya ditentukan oleh top manager seperti arahan, perintah, aturan dan lainnya sudah ditentukan dari atas atau top manajer. Kekurangannya adalah semakin informasi itu sampai kebawah maka semakin tidak sesuai dengan maksud awal yang diinginkan oleh top manajer.

2.       Management By Objective

Dalam menetapkan tujuan suatu perusahaan ada keterlibatan karyawan dan juga manajer. Sehingga karyawan dapat menyampaikan pendapat nya. Selain itu secara periodik juga di review tentang tujuan perusahaan itu. Untuk memotivasi para pekerja diadakan reward bagi yang dapat mencapai tujuan tersebut. Juga diberikannya feedback setelah selesai pelaksanaan kegiatan untuk mencapai tujuan tersebut Kekurangan pendekatan ini adalah tidak efektif dilingkungan yang dinamik yang membutuhkan “constant resetting of goal” serta biasanya individualis.

 Oleh: Kesia Nawasadfitri

Read More

Perencanaan

Sebuah organisasi tentunya terbangun dengan memiliki sebuah tujuan. Apa yang hendak mereka capai, bagaimana caranya, dan sebagainya. Oleh karena tujuan tersebut, sebuah organisasi perlulah melaksanakan sebuah perencanaan secara strategik dimana hal tersebut adalah sebuah proses perencanaan jangka panjang yang disusun dan digunakan untuk menentukan dan mencapai tujuan organisasi tersebut. Perencanan strategik bersifat kritis, mengandung konsep untuk ke depan dan luas.

Perencanaan strategik adalah penting. Mengapa? Hal tersebut adalah suatu yang penting dikarenakan perencanaan strategik dapat menjadikan:
- Kerangka dasar dalam semya bentuk perencanaan lainnya yang harus kita ambil.
- Pemahaman terhadap perencanaan lainnya.
- Titik permulaan bagi pemahaman dan penilaian kegiatan manajer dan organisasi.
Perbedaan perencanaan strategik dan operasional :
- Pusat bahasan.
Perencanaan strategik memiliki pusat bahasan yang bersifat jangka panjang sementara untuk operasional mereka bersifat jangka pendek dengan berfokus pada kejadian yang ditemui pada sekarang.
- Sasaran
Sasaran dari sebuah organisasi adalah sebuah biaya dan pendapatan yang akan diterima organisasi tersebut atau efek manfaat yang terimbas pada organisasi yang bersangkutan. Apakah hal tersebut memiliki biaya yang besar daripada pendapatan atau itu merugikan atau tidak. Perencanaan strategik akan berpikiran mengenai profit dan loss yang didapatkan untuk masa panjang sementara operasional berkecimpung pada saat sekarang.
- Hasil yang diperoleh
Output yang dihasilkan dari organisasi akan dikalkulasi atau dipertibangkan pula. Perencanaan operasional akan berpusat pada efisiensi dan stabilitas. Perencanaan strategis akan berpusat pada sebuah pengembangan potensi mendatang yang tentunya akan menguntungkan organisasi tersebut.
- Risiko
Risiko yang dihadapi oleh perencanaan strategis akan lebih tinggi daripada perencanaan operasional. Hal tersebut menimbang dari sisi pengambilan keputusan atas suatu masalah yang dihadapi. Biasanya perencanaan operasional akan bertumpu pada penyelesaian masalah di masa lalu yang pernah terjadi. Namun, berbeda dengan perencanaan strategis yang melakukan pemecahan masalah dengan antisipasi yaitu menemukan pendekatan yang baru dimana tingkat keberhasilan dari metoda tersebut masih dipertanyakan.

JADI, INTINYA ADALAH
- Perencanaan strategis bersifat masa depan dan luas cakupannya.
- Perencanaan operasional bersifat sekarang dan kurang luas cakupannya.

Kelemahan dan Kebaikan dari Perencanaan Strategis
(+) Memberikan pedoman yang konsisten. Sehingga akan menimbulkan kejelasan terhadap pengambilan metoda, langkah, dan sebagainya untuk keberlangsungan organisasi. Jadi, organisasi tersebut memiliki sasarah dan pengarahan yang jelas.
(+) Membantu mengantisipasi masalah sebelum timbul dan menanganinya sebelum menjadi lebh berat. Karena perencanaan strategis memiliki cakupan untuk masa ke depan, maka perencanaan strategis mau tidak mau harus memikirkan dampak dan cara menanggulangi dari setiap kegiatan yang hendak dikerjakan. Dengan kata lain juga, perencanaan ini dapat meminimalisir dampak kesalahan yang akan terjadi karena dipikirkan dengan cermat dan hati-hati.
(+) Membantu manajer membuat keputusan. Karena bersifat luas, maka manajer haruslah mengumpulkan semua informasi dan mengolahnya agar dapat dijadikan sebagai keputusan yang baik.
(-) Membutuhkan biaya, waktu dan orang yang banyak. Karena masih bersifat belum pasti, maka diperlukan pemikiran yang cermat dan kritis agar suatu organisasi dapat tetap eksis. Mulai dari biaya riset, pengelolaan informasi, dan sebagainya.
(-) Membatasi organisasi dari kegiatan yang berisiko tinggi.

Dalam mewujudkan perencanaan efektif, juga terdapat hambatan-hambatan yaitu:
- Internal. Bersumber dari ketidaksediaan dan ketidakmampuan perencana untuk melakukan kegiatan perencanaan.
- Eksternal. Bersumber dari sisi di luar perencana.
Hambatan perencanaan efektif dapat pula berakar dari ketidakmampuan seorang manajer dalam menentukan tujuan dari organisasi, hal tersebut dapat dikarenakan:
- Kurang pengetahuan terhadap organisasi.
- Kurang pengetahuan tentang lingkungan.
- Ketidakmampuan melakukan peramalan efektif.
- Kesulitan perencanaan operasi yang tidak berulang.
- Biaya.
- Takut gagal.
- Kurang percaya diri.
- Ketidaksediaan untuk menyingkirkan tujuan-tujuan alternatif.
- Penolakan terhadap perubahan.
Hambatan tersebut dapat di atasi dengancara:
- Melibatkan karyawan dalam proses perencanaan
- Meminimumkan hambatan yang tidak perlu.
- Mencari berbagai bantuan secara individual apabila ada hambatan yang terdapat pada diri perencana.
- Penciptaan sistem organisasi yang memudahkan penetapan tujuan dan perencanaan.


SAKINAINI PUSPITA PRATIWI
D3 PERPAJAKAN / 1H/ 34
143020008706

Read More

Perencanaan Strategis dan Hambatan Perencanaan Efektif

PERENCANAAN STRATEGIS DAN HAMBATAN PERENCANAAN EFEKTIF


A. PENGERTIAN PERENCANAAN STRATEGIS
Perencanaan strategis adalah proses yang dilakukan suatu organisasi untuk menentukan strategi atau arahan, serta mengambil keputusan untuk mengalokasikan sumber dayanya (mansusia, finansial, fisik, dan informasi) untuk mencapai strategi tersebut.

B. TAHAP TAHAP PERENCANAAN STRATEGIS

Adapaun tahapan lainnya, yaitu (bold)
1. Tentukan Visi dan Misi.
Visi dan Misi merupakan suatu konsep perencanaan yang di sertai dengan tindakan sesuai dengan apa yang di rencanakan untuk mencapai suatu tujuan. Visi adalah suatu pandangan jauh tentang perusahaan, tujuan - tujuan perusahaan dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut pada masa yang akan datang. utuk menetapkan tujuan, ada beberapa metode SMART yang mungkin dapat dipergunakan. Yaitu S (spesific), M (measurable), A (achievable, R (reasonable), dan T (timeable). Sedangkan misi adalah pernyataan tentang apa yang harus dikerjakan oleh lembaga dalam usahanya mewujudkan Visi, misi juga akan memberikan arah sekaligus batasan proses pencapaian tujuan. Singkatnya, Visi yaitu apa tujuan yang ingin kita capai (want to be), dan Misi yaitu bagaimana kita mencapai tujuan tersebut (how to be). (bold)

      Visi : ...A, ...B, ...C
      Misi : How tobe A, How to be B, and How to be C

Contoh :
Visi (center)
Menjadi perusahaan meubel yang berskala nasional, inovatif, kreatif, profesional, dan berkualitas tinggi serta berdaya saing.

Misi (center)
1. Menjadi perusahaan meubel yang dikenal masyarakat nasional dan menciptakan produk unggulan
2. Menjadi perusahaan yang handal, terpercaya, dan profesional sehingga dapat memberikan kepuasan terhadap masyarakat, dan seterusnya


2. Membuat Rencana Strategis
Rencana strategis (strategic planning) adalah proses pemilihan tujuan-tujuan organisasi, penentuan strategi, program-program strategi, dan penetapan metoda-metoda yang diperlukan untuk menjamin bahwa strategi dan kebijaksanaan telah diimplementasikan.Rencana strategis juga merupakan proses perencanaan jangka panjang yang disusun untuk mencapai tujuan organisasi. Singkatnya, rencana strategis merupakan program atau rencana atau target tentang tujuan A, B, dan C yang telah ditentukan pada pembuatan visi dan misi. (bold). rencana stategis ini mengacu pada visi dan misi, lebih sempit dibandingkan misi, namun lebih luas diandingkan rencana operasional.

Contoh :
Rencana Strategis ---->
1) Menguasai 50 % pasar nasional
2) Menciptakan inovasi baru pada produk dan mengembangkannya dengan kreativitas
3) Memiliki SDM yang handal dan profesional dalam melayani masyarakat, dan seterusnya


3. Membuat Perencanaan Oprasional
Perencanaan Operasional ( Operational Planning) Adalah perencanaan jangka pendek yang dirancang untuk menerjemahkan rencana jangka panjang ke dalam serangkaian kegiatan yang lebih rinci. Ia merupakan terjemahan sekaligus penunjang rencana jangka panjang. Singkatnya, rencana operasional yaitu perencanaan yang lebih spesifik untuk melaksanakan perencanaan Strategis (Bold).
   
Action operasional A, Action operasional B, and Action operasional C (center)

Contoh :

Rencana Strategis :
1) Menguasai 50 % pasar nasional
Rencana Operasional :
   a) Membuka cabang di berbagai kota besar;
   b) Mempromosikan produk melalui internet guna mempermudah mekanisme transaksi di era globalisasi;
   c) Mengikuti pameran pada berbagai event di kota-kota besar;
   d) Memberikan diskon di setiap akhir tahun guna menarik pelanggan.
Rencana Strategis :
2) Memiliki SDM yang handal dan profesional dalam melayani masyarakat
Rencana Operasional :
   a) Memilih tenaga kerja ahli dan kompeten;
   b) Mengadakan seleksi tenaga kerja melalui tes;
   c) Memberi pelatihan dan pengembangan keahlian kepada tenaga kerja, dan seterusnya.



C. HAMBATAN HAMBATAN PERENCANAAN EFEKTIF

1) Ada 2 jenis hambatan dalam pengembanganan rencana efektif, yaitu :
 a.Penolakan internal para perencana terhadap penetapan tujuan dan pembuatan rencana untuk mencapainya
 b.Keengganan umum para anggota organisasi untuk menerima perencanaan karena perubahan–perubahan yang ditimbulkanya

2) Adapula hambatan hambatan dalam pembuatan rencana efektif, yaitu
Karena penetapan tujuan merupakan langkah esensi pertama dalam perencanaan, para manajer yang tidak dapat menetapkan tujuan yang cukup significant akan gagal untuk membuat perencanaan efektif. Berikut adalah alasan–alasan manajer ragu/gagal menetapkan tujuan, yaitu :
a) Kurang pengetahuan tentang organisasi
b) Kurang pengetahuan tentang lingkungan
c) Ketidak mampuan melakukan peramalan secara efektif
d) Kesulitan perencanaan operasi operasi yang tidak berulang
e) Biaya
f) Takut gagal
g) Kurang percaya diri
h) Ketidaksediaan untuk menyingkirkan tujuan–tujuan alternative

3) Selain itu hambatan-hambatan dalam perencanaan efektif juga terjadi karena adanya masalah kontemporer atau kelamahan dalam perencanaan itu sendiri. Berikut adalah kritik kontemporen dalam perencanaan :
   a) perencanaan dapat menyebabkan kekakuan
   b) rencana tidak dapat dikemangkan untuk lingkungan yang dinamis
   c) rencana foral tidak dapat mengganti intuisi dan kreativitas
   d) perencanaan memfokuskan perhatia manajer pada persaingan dewasa ini, bukan kemampuan bertahan hidup esok.
   e) perencanaan formal memperkuat kesuksesan, yag dapat menimbulkan kesalahan
   f) hanya perencanaan belumlah cukup.

Oleh: Lolita Fajrin

Read More

Perencanaan

PERENCANAAN

Perencanaan adalah suatu rangkaian persiapan tindakan untuk mencapai tujuan. Perencanaan merupakan pedoman, garis-garis besar atau petunjuk-petunjuk yang harus dituruti jika menginginkan hasil yang baik sebagaimana direncanakan.
Berikut adalah definisi perencanaan menurut para ahli :
a.    George R. Terry: Perencanaan adalah pemulihan fakta-fakta dan usaha menghubung-hubungkan antara fakta yang satu dengan yang lain, kemudian membuat perkiraan dan peramalan tentang keadaan dan perumusan tindakan untuk masa yang akan datang yang sekiranya diperlukan untuk menghendaki hasil yang dikehendaki.
b.    Harold Koontz dan O’Donnell: Perencanaan adalah tugas seorang manajer untuk menentukan pilihan dari berbagai alternatif, kebijaksanaan, prosedur dan program.
c.    W. H. Newman: Perencanaan adalah suatu penngambilan keputusan pendahuluan mengenai apa yang harus dikerjakan dan merupakan langkah-langkah sebelum kegiatan dilaksanakan.
d.    Dr. SP. Siagian MPA.: Perencanaan dapat didefinisikan sebagai keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang dari hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan.

Perencanaan terbagi menjadi dua yaitu:
1. Perencanaan Formal
Ciri-ciri dari perencanaan formal:
- Perencanaan dalam bentuk tertulis
- Manajer memberi penjelasan tentang visi dan misi perusahaan ke karyawan
- Diaplikasikan pada perusahaan besar
2. Perencanaan Non Formal
Ciri-ciri perencanaan non formal:
- Perencanaan tidak dalam bentuk tertulis
- Visi misi hanya diketahui manajer
- Diaplikasikan pada perusahaan kecil

Tujuan Perencanaan
- Perencanaan memberi arah kepada manajer dan non manajer
- Perencanaan mengurangi ketidakpastian
- Perencanaan meminimalkan pemborosan dan kekosongan
- Perencanaan menetapkan tujuan atau standar yang digunakan dalam pengendalian

Jenis-jenis Rencana
1. Jangkauan
a. Strategis, yaitu rencana yang diterapkan pada organisasi secara keseluruhan dan menetapkan tujuan keseluruhan organisasi. Rencana ini bersifat luas.
b. Operasional, yaitu rencana yang meliputi operasional tertentu. Rencana ini bersifat sempit
2. Kerangka Waktu
a. Jangka Panjang, yaitu rencana yang mempunyai jangka waktu lebih dari tiga tahun
b. Jangka Pendek, yaitu rencana yang mempunyai jangka waktu kurang dari satu tahun
3. Spesifik
a. Rencana Arahan, yaitu rencana fleksibel yang menentukan panduan umum
b. Renaca Spesifik, yaitu rencana yang didefinisikan secara jelas dan tidak memberikan ruang untuk interpertasi
4. Frekuensi Penggunaan
a. Sekali Pakai, yaitu rencana yang digunakan sekali yang ditujukan khusu untuk memenuhi kebutuhan dalam situasi yang unik
b. Siaga, yaitu rencana yang terus berjalan untuk memandu aktivitas yang dilakukan berulang kali. Rencana termasuk kebijakan, peraturan dan prosedur

Hubungan Perencanaan dengan 3 hal lainnya
1. Organizating, yaitu perencanaan menunjukan cara dan perkiraan bagaimana mengorganisasi sumber daya untuk mencapai efektivitas
2. Controlling, yaitu pengawasan bertindak sebgai kriteria penilaian pelaksanaan kerja terhadap rencana
3. Leading, yaitu perencanaan menjadi dasar untuk mengarahkan, mempengaruhi, dan memotivasi karyawan dalam mecapai tujuan

Tahapan Perencanaan
Set the goal -> Identity resources -> Consider alternative -> Work the plan -> Evaluate

Kelemahan Perencanaan
1. Perencanaan mencipatakan kekakuan
2. Rencana tidak dapat disusun dalam lingkungan yang dinamis
3. Rencana memusatkan perhatian para manajer pada persaingan sekarang
4. Rencana formal tidak dapat menggantikan intuisi dan kreativitas
5. Perencanaan memperkuat kesuksesan yang dapat menimbulkan kegagalan


VISI DAN MISI
Visi yaitu pernyataan "want to be" dari organisasi atau perusahaan.
Visi adalah suatu pandangan jauh tentang perusahaan, tujuan - tujuan perusahaan dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut pada masa yang akan datang
Visi juga harus berorientasi pada masa depan bukan kondisi saat sekarang.

Misi yaitu pernyataan "how to be" perusahaan.
Misi adalah pernyataan tentang apa yang harus dikerjakan oleh lembaga dalam usahanya mewujudkan Visi.

NAMA : ASTRI SAVIRA

KELAS : 1H-DIII PAJAK

NO.ABSEN: 11

Read More