Motivasi

MOTIVASI
Motivasi adalah sekelompok faktor yang menyebabkan individu berperilaku dalam cara-cara tertentu,
motivasi merupakan pertimbangan yang penting bagi manajer dikarenakan motivasi dapat mempengaruhi kinerja individu.
Namun terdapat beberapa pendekatan yang berguna untuk mengkaji tentang perngertian motivasi,pendekatan tersebut
diantaranya adalah:
a.Pendekatan Tradisional
b.Pendekatan Hubungan Manusia
c.Pendekatan Sumber Daya Manusia

a.Pendekatan Tradisional
Dijelaskan dengan sangat baik oleh Frederick W.Taylor yang menganjurkan sistem kompensasi insentif.Dia meyakini bahwa manajer
tahu lebih banyak tentang suatu pekerjaan dibanding karyawan,dan dia mengasumsikan bahwa keuntungan ekonomi merupakan faktor
utama yang memotivasi karyawan.
b.Pendekatan sumber daya manusia
Teori ini menekankan pada peranan dari proses-proses sosial di lingkungan kerja.Asumsi-asumsu dasar teori ini adalah bahwa
karyawan ingin merasa bergunadan penting,bahwa karyawan memiliki kebutuhan sosial yang kuat,dan bahwa keutuhan-kebutuhan ini
lebih penting dari uang dalam memotivasi karyawan.
Pendekatan ini menganjurkan manajer untuk membuat karyawan merasa penting dan menyediakan sedikit ruang untuk self-direction
dan self-control kepada merekadi dalam aktivitas-aktivitas rutin.
c.Pendekatan Sumber Daya Manusia
Bahwa ilusi kontribusi dan partisipasi akan meningkatkan motivasi,pendekatan sumber daya manusia juga mengasumsikan bahwa
kontribusi-kontribusi itu sendiri berguna baik individu maupun organisasi.

-perspektif-perspektif kepuasan tentang motivasi
Hierarki Kebutuhan Maslow:individu-individu memiliki kebutuhan-kebutuhan berbeda yang bisa ditata dalam suatu hierarki
prioritas.

         Aktualisasi diri
Penghargaan diri
        Diterima orang lain
   Keamanan
   Fisiologi

Maslow berpendapat bahwa kelima kategori kebutuhan membentuk suatu hierarki.Seorang individu pertama-tama akan termotivasi
untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan fisiologis.Jika belum terpuaskan,seorang individu akan terus termotivasi untuk memenuhinya
Setelah kebutuhan-kebutuhan fisiologis terpenuhi,kebutuhan-kebutuhan ini berhenti berfungsi sebagai faktor penggerak motivasi
yang utama dan sang individu bergerak menaiki tangga hierarki dan mulai mencoba memenuhi kebutuhan-kebutuhan akan keamanan.
Proses ini berlanjut terus sampai sang individu mencapai level aktualisasi diri

Konsep Maslow mengenai hierarki kebutuhan memiliki logika intuitif yang pasti dan telah diterima oleh banyak manajer.
Tetapi riset menemukan sejumlah kelemahan dan kecacatan dari konsep ini.Sejumlah riset menemukan bahwa lima level kebutuhan
Maslow tidak selalu ada dan urutan level tidak selalu sama dengan apa yang dipostulasikan oleh maslow.
Selain itu,individu-individu dari kultur berbeda cenderung memiliki kategori dan hierarki kebutuhan yang berbeda.



ARYAN YUNAST RISTIOVAN
143020008651
1H D3 PAJAK 1-H

Read More

Kepemimpinan

KEPEMIMPINAN

Dalam suatu organisasi seorang pemimpin sangat lah penting perannya. Mengapa demikian? karena pemimpin dapat mempengaruhi moral dan kepuasan kerja, keamanan, kualitas kehidupan kerja dan terutama tingkat prestasi suatu organisasi. Para pemimpin juga memiliki peran yang sangat penting dalam mencapai tujuan dalam suatu organisasi.

Pengertian Kepemimpinan

Jadi, apa sih yang dimaksud dengan kepemimpinan? Menurut Stoner, kepemimpinan manajerial dapat didefinisikan sebagai suatu proses pengarahan dan pemberian pengaruh pada kegiatan-kegiatan dari sekelompok anggota yang saling berhubungan tugasnya. Ada 3 hal penting yang dapat diambil dari pengertian tersebut  :
1. Kepemimpinan menyangkut orang lain yaitu bawahan atau pengikut. Proses kepemimpina dapat berjalan apabila ada kesediaan dari para bawahan untuk menerima pengarahan dari pemimpin.
2. Kepemimpinan menyangkut suatu pembagian kekuasaan yang tidak seimbang di antara para pemimpin dan anggota kelompok. Seorang pemimpin dapat mengarahkan kegiatan para anggota kelompok namun tidak sebaliknya.
3. Pemimpin selain dapat memberikan pengarahan kepada para bawahan atau pengikut dapat juga mempergunakan pengaruh. Pemimpin tidak hanya dapat memerintah bawahan untuk melakukan suatu pekerjaan tetapi dapat juga mempengaruhi bagaimana bawahan melaksanakan perintahnya.
Kepemimpinan merupakan kemampuan yang dipunyai seseorang untuk mempengaruhi orang-orang lain agar bekerja mencapai tujuan dan sasaran.

Pendekatan-Pendekatan Studi Kepemimpinan

1. Pendekatan sifat-sifat kepemimpinan
    Para teoritisi kesifatan percaya bahwa para pemimpin memiliki ciri-ciri atau sifat-sifat tertentu yang menyebabkan mereka dapat memimpin para pengikutnya. Berbagai studi pembandingan sifat-sifat pemimpin dan bukan pemimpin menemukan bahwa pemimpin cenderung memiliki tingkat kecerdasan lebih tinggi, lebih ramah, dan lebih percaya diri daripada yang lain dan mempunyai kebutuhan akan kekuasaan lebih besar.
    Tetapi kombinasi sifat-sifat tertentu yang akan membedakan antara pemimpin atau calon pemimpin dengan pengikut belum pernah ditemukan. Sehingga timbul anggapan para peneliti bahwa pemimpin dilahirkan bukan dibuat, atau seseorang dilahirkan membawa atau tidak membawa sifat-sifat yang diperlukan bagi seorang pemimpin.
    Penelitia-penelitian yang pernah dilakukan belum pernah dapat menunjukkan bahwa sifat-sifat tertentu dapat membedakan antara pemimpin efektif dan yang tidak efektif.
    Edwin Ghiselli mengemukakan beberapa sifat yang penting bagi kepemimpinan yang efektif, yaitu  :
    - Kemampuan dalam kedudukannya sebagai pengawas
    - Kebutuhan akan prestasi dalam pekerjaan
    - Kecerdasan
    - Ketegasan
    - Kepercayaan diri
    - Inisiatif
    Keith Davis menyampaikan 4 sifat yang berpengaruh terhadap kesuksesan kepemimpinan  :
    - Kecerdasan
    - Kedewasaan dan keluasan hubungan sosial
    - Motivasi diri dan dorongan berprestasi
    - Sikap-sikap hubungan manusiawi
   Keterbatasan Pendekatan Kesifatan yaitu walaupun semua sifat yang dikemukakan oleh para peneliti merupakan sifat yang diinginkan ada dalam diri pemimpin namun tidak satupun sifat yang secara absolut esensial.

2. Pendekatan Perilaku Kepemimpinan
    Pendekatan perilaku mencoba untuk mencari apa yang dilakukan oleh para pemimpin efektif, bagaimana mereka mendelegasikan tugas, bagaimana mereka berkomunikasi dan memotivasi bawahan mereka, bagaimana mereka menjalankan tugas-tugas, dan sebagainya. Individu dapat dilatih dengan perilaku-perilaku kepemimpinan yang tepat agar mampu memimpin dengan efektif. Jadi,satu perilaku kepemimpinan yang cocok dalam suatu situasi tidak harus cocok dalam situasi yang lain.
    Pendekatan perilaku memusatkan perhatiannya pada dua aspek perilaku kepemimpinan yaitu fungsi-fungsi dan gaya kepemimpinan.

    Fungsi-fungsi kepemimpinan
    1. Fungsi-fungsi yang berhubungan dengan tugas atau pemecahan masalah, menyangkut pemberian saran penyelesaian, informasi, dan pendapat.
    2. Fungsi-fungsi pemeliharaan kelompok atau sosial, mencakup segala sesuatu yang dapat membantu kelompok berjalan lebih lancar seperti persetujuan dengan kelompok lain, penengahan perbedaan pendapat, dan sebagainya.

    Gaya-gaya kepemimpinan
    1. Gaya dengan orientasi tugas. Manajer mengarahkan dan mengawasi bawahan secara tertutup untuk menjamin bahwa tugas dilaksanakan sesuai dengan yang diinginkannya. Manajer lebih memperhatikan pelaksanaan pekerjaan daripada pengembangan dan pertumbuhan karyawan.
    2. Gaya dengan orientasi karyawan. Manajer mencoba untuk lebih memotivasi karyawan daripada mengawasi mereka. Para manajer mendorong anggota kelompok untuk melaksanakan tugas-tugas dengan memberikan kesempatan bawahan untuk berpartisipasi dalam pembuatan keputusan, menciptakan suasana persahabatan serta hubungan-hubungan saling mempercayai serta menghormati para anggota kelompok.

    Teori-Teori dan Penelitian-Penelitian yang Paling Terkenal
    1. Teori X dan teori Y dari McGregor
         McGregor membagi manusia menjadi 2 kelompok yaitu kelompok X dan kelompok Y.
         Anggapan teori X
         - Rata-rata pembawaan manusia malas, tidak menyukai pekerjaan
         - Orang harus dipaksa, diawasi, diarahkan, atau diancam dengan hukuman supaya mereka mau menjalankan tugas untuk mencapai tujuan organisasi
         - Rata-rata ingin menghindari tanggung jawab, mempunyai ambisi kecil, dan menginginkan keamanan atau jaminan hidup diatas segalanya
        Anggapa teori Y
        - Penggunaan usaha fisik dan mental merupakan kodrat manusia dalam bekerja
        - Orang akan melakukan pengendalian diri dan pengarahan diri untuk mencapai tujuan yang telah disetujuinya.
       - Keterikatan pada tujuan merupakan fungsi dari penghargaan yang berhubungan dengan prestasi mereka
       - Rata-rata manusia dalam kondisi yang layak, belajar tidak hanya untuk menerima tetapi juga mencari tanggung jawab
       - Ada kapasitas besar untuk melakukan imajinasi, kecerdikan dan kreatifitas dalam penyelesaian masalah
       - Potensi intelektual rata-rata manusia hanya digunakan sebagia saja dalam kondisi kehidupan industri modern
      Seorang pemimpin dengan anggapan teori X cenderung menyukai gaya kepemimpinan otokratik. sedangkan pemimpin dengan anggapan teori Y cenderung menyukai gaya kepemimpinan partisipatif atau demokratik.

  2. Empat sistem manajemen dari Likert
      - Manajer membuat semua keputusan yang berhubungan dengan kerja dan memerintah para bawahan untuk melaksanakannya
      - Manajer tetap menentukan perintah-perintah, tetapi memberi bawahan kebebasan untuk memberikan komentar terhadap perintah-perintah tersebut.
      - Manajer menetapkan tujuan-tujuan dan perintah-perintah setelah hal-hal tersebut didiskusikan dahulu dengan bawahan.
      - Tujuan-tujuan ditetapkan dan keputusan-keputusan kerja dibuat oleh kelompok. Untuk memotivasi bawahan manajer tidak hanya mempergunakan penghargaan-penghargaan ekonomis tetapi juga mencoba memberikan kepada bawahan perasaan dibutuhkan dan penting.

  3. Kisi-kisi manajerial dari Blake dan Mouton
      Kisi-kisi manajerial yang dikembangkan oleh Blake dan Mouton juga berkenaan dengan orientasi-orientasi manajer pada tugas dan karyawan, serta kombinasi antara kedua ekstrim.

  4. Studi Ohio State
      Menurut studi Ohio state terdapat dua kelompok perilaku yang mempengaruhi efektifitas kepemimpinan   :
      1. Faktor pertimbangan (consideration)  menggambarkan hubungan yang antara seorang atasan dan bawahan, adanya saling percaya, kekeluargaan dan penghargaan terhadap gagasan bawahan.
      2. Initiating structure, menjelaskan bahwa seorang pemimpin itu mengatur dan menentukan pola organisasi, saluran komunikasi, struktur peran dalam pencapaian tujuan organisasi dan cara pelaksanaannya.
      Para peneliti juga menemukan bahwa penilaian bawahan terhadpa efektifitas pemimpin tidak tergantung pada gaya tertentu dari pemimpin tetapi pada situasi dimana gaya tersebut digunakan.

3. Pendekatan Situasional-Contingency
    Menggambarkan bahwa gaya yang digunakan adalah bergantung pada faktor-faktor seperti situasi, karyawan, tugas, organisasi, dan variabel-variabel lingkungan lainnya.
    - Rangkaian kesatuan kepemimpinan Tannenbaum dan Schmidt
       Manajer harus mempertimbangkan 3 kumpulan kekuatan sebelum menentukan gaya kepemimpinan  :
       1. Kekuatan dalam diri manajer
           - Sistem nilai
           - Kepercayaan terhadap bawahan
           - Kecenderungan kepemimpinannya sendiri
           - Perasaan aman dan tidak aman
       2. Kekuatan dalam diri para bawahan
           - Kebutuhan mereka akan kebebasan
           - Kebutuhan mereka akan peningkatan tanggung jawab
           -apakah mereka tertarik dalam dan mempunyai keahlian untuk penanganan masalah
           - harapan mereka mengenai keterlibatan dalam pembuatan keputusan
      3. Kekuatan dari situasi
          - Tipe organisasi
          - Efektifitas kelompok
          - Desakan waktu
          - Sifat masalah itu sendiri
    - Teori Contingency dari Fiedler
       Efektifitas suatu kelompok atau organisasi tergantung pada interaksi antara kepribadian pemimpin dan situasi. situasi dirumuskan dengan dua hal yaitu derajat situasi dimana pemimpin menguasai, mengendalikan dan mempengaruhi situasi, dan derajat situasi yang menghadapkan manajer dengan ketidak pastian.
    - Teori Siklus-Kehidupan dari Hersey dan Blanchard
       Konsep dasar teori kehidupan adalah bahwa strategi dan perilaku pemimpin harus situasional dan terutama didasarkan pada kedewasaan atai ketidakdewasaan para pengikut.
 

Oleh: Firsty

Read More

Dasar Pengawasan

DASAR-DASAR PENGAWASAN

               

A.      PENGERTIAN PENGAWASAN

Pengawasan adalah proses untuk menjamin bahwa tujuan-tujuan organisasi dan manajemen tercapai. Hal ini berkenaan dengan membuat kegiatan-kegiatan sesuai dengan yang direncanakan. Fungsi pengawasan manajemen juga berhubungan erat denga fungsi manajemen lainnya, yaitu Planning (perencanaan), Organizing (pengorganisasian), dan Leading (pengarahan)

B.      TIPE-TIPE PENGAWASAN

1.       Pengawasan Pendahuluan (Feedforward control)

Pengawasan ini dirancang untuk mengatisipasi masalah atau penyimpangan dari standar atau tujuan dan memungkinkan suatu koreksi dibuat sebelum kegiatan tersebut diselesaikan. Pengawasan ini hanya effektif jika manajer dapat mendeteksi tentang masalah atau penyimpangan yang dari standar secara dini dan langsung mengambil aksi untuk memperbaikinya

2.       Pengawasan saat kegiatan (Concurrent control)

Pengawasan yang dilakukan saat kegiatan berlangsung. Pengawasan ini berfungsi sebagai double check suatu kegiatan, yaitu kegiatan tersebut dapat dilanjutkan jika sudah memenuhi kriteria atau suatu aspek tertentu

3.       Pengawasan Umpan Balik

Pengawasan yang dilakukan untuk mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang sudah diselesaikan. Penyimpangan atau masalah yang ditemukan dapat dijadikan pelajaran untuk kegiatan serupa yang akan datang

C.      TAHAP-TAHAP DALAM PENGAWASAN

1.       Penetapan Standar

Tahap pertama  dalam pengawasan adalah menentukan standar pelaksanaan. Standar adalah suatu satuan yang dijadikan patokan penilaian bagi hasil-hasil suatu kegiatan.

Ada 3 jenis standar secara umum, yaitu:

-Standar Fisik: meliputi kuantitas seperti jumlah barang atau jasa, jumlah produksi, dsb.

-Standar Moneter: Standar yang berhubungan dengan uang dan biaya

-Standar waktu: Meliputi waktu untuk menyelesaikan suatu kegiatan atau pekerjaan

Selain itu juga terdapat standar-standar lainnya yang tidak dapat dihitung atau diukur, yaitu standar kualitatif, semisal Kerja sama tim dalam menyelesaikan kegiatan.

2.       Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan

Penetapan standar akan sia-sia jika tidak disertai berbagai cara untuk mengukur pelaksanaan kegiatan secara nyata. Pengukuran pelaksanaan kegiatan dapat dilakukan dengan membuat pertanyaan untuk kegiatan tersebut. Misal:

-Siapa yang terlibat dalam pelaksanaan?

-Bagaimana progress dari pelaksanaan tersebut?

3. Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan

Setelah frekuensi serta sistem monitoring ditetapkan, pengukuran pelaksanaan kegiatan dilakukan sebagai proses yang berulang-ulang serta terus menerus.

4.       Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan

Tahap kritis dari pengawasan adalah pembandingan pelaksanaan nyata dengan pelaksanaa yang direncanakan atau satandar yang ditetapkan.  Walaupun tahap ini paling mudah dilakukan tetapi kompleksitas dapat terjadi pada saat mengitrepestasikan adanya penyimpangan

5.       Pengambilan Tindakan Koreksi Bila Diperlukan

Kegiatan ini hanya dilakukan jika terdapat penyimpangan-penyimpangan yang terjadi pada kegiatan. Tindakan koreksi dapat berupa:

a.       Mengubah standar mula-mula

b.      Mengubah pengukuran pelaksanaan

c.       Mengubah cara dalam menganalisa dan mengntrepestasikan masalah

PENTINGNYA PENGAWASAN

Pengawasan menjadi salah satu hal penting dalam suatu pelaksanaan kegiatn maupun organisasi disebabkan berbagai faktor, seperti:

a.       Perubahan lingkungan organisasi

b.      Peningkatan kompleksitas Organisasi

c.       Kesalhan-kesalahan yang terjadi

d.      Kebutuhan Manajer untuk mendelegasikan Wewenang

PERANCANGAN PROSES PENGAWASAN

William H. Newman mengemukakan teorinya dalam prosedur penetapan sistem pengawasan  Pendekatannya terdiri atas 5 langkah dasar untuk semua tipe kegiatan:

a.       Merumuskan hasil yang diinginkan

Manajer harus merumuskan tujuan yang akan dicapai dengan sejelas mungkin. Tujuan yang jelas akan memudahkan kegiatan atau organisasi tersebut menetapkan rencana-rencana strategis maupun operasional untuk mencapai tujuan tersebut. Tujuan yang dinyatakan kurang jelas akan menyulitkan dalam pembuatan rencana strategis maupun operasional. Contoh: “Target Penjualan bulan ini harus meningkat.” Coba bandingkan dengan tujuan yang ini “Target Penjualan harus meningkat 25% dari bulan lalu.” Tujuan yang jelas akan memberikan arah yang jelas dalam pelaksanaan kegiatan

b.      Menetapkan prediksi hasil

Proses ini disebut juga early warning predictors, dengan mengetahui hasil-hasil awal maka bisa memprediksi hasil akhir. Beberapa early warning predictors:

1.       Pengukuran masukan.

Perubahan pada masukan akan membuat manajer melakukan tindakan koreksi pada kegiatan tersebut untuk mencapai hasil yang diinginka

2.       Hasil-hasil pada tahap permulaan.

 Dengan mengetahui hasil pada tahap awal maka manajer dapat memprediksikan hasil akhir dan apakah diperlukan tindakan koreksi

3.       Symptom (gejala).

 Ini adalah faktor yang mempengaruhi hasil akhir, tapi tidak secara langsung. Umumnya disebabkan oleh faktor-faktor eksternal perusahaan

4.       Perubahan dalam kondisi yang diasumsikan

Karena asumsi kita atas suatu keadaan berubah, maka diperlukan tindakan koreksi.

Alat Bantu Pengawasan Manajerial

1.       Management by Exception

MBE, atau prinsip pengecualian memungkinkan memusatkan perhatian pada bidang pengawasan yang kritis dan penting dan di bagian yang tidak dipusatkan ditangani oleh karyawan atau manajer yang lebih rendah.

2.       Management Information System

MIS dapat didefinisikan sebagai system yang menyediakan, memroses, menyimpan, dan menyebarkan informasi yang bertujuan agar manajemen dapat mengambil keputusan yang effektif dan effisien. Contoh: Dalam menentukan target pasar produk, diperlukan data penjualan seluruh produk dan dipilih produk yang paling laku untuk dijadikan sebagai “senjata utama”

Karakteristik Pengawasan yang Effektif

1.       Akurat

Informasi mengenai suatu kegiatan tersebut akurat dan tidak dibuat-buat.

2.       Tepat Waktu

Informasi mengenai kegiatan tersebut disampaikan tepat waktu, agar segera bisa dilakukan evaluasi

3.       Biaya yang effisien

4.       Dapat dipertanggung jawabkan

Oleh: M. Farid

Read More

Pengawasan

Pengawasan

Pengawasan pada hakikatnya merupakan usaha memberikan petunjuk pada para pelaksana agar mereka selalu bertindak sesuai dengan rencana.
Diharapkan agar para pelaksana membatasi tindakan-tindakanya mencapai tujuan sedemikian rupa sehingga tidak begitu menyimpang dari yang diperbolehkan.

A. Pengertian
Pengawasan dapat didefinisikan sebagai proses untuk “menjamin” bahwa tujuan-tujuan organisasi dan manajemen tercapai.

B. Tahap Pengawasan
Dikemukakan oleh T. Hani Handoko bahwa Pengawasan memiliki 5 tahapan, yaitu :

1. Tahap Penetapan Standar
Tujuannya adalah sebagai sasaran, kuota, dan target pelaksanaan kegiatan yang  digunakan sebagai patokan dalam pengambilan keputusan. Bentuk standar yang umum, yaitu :
a. standar phisik
b. standar moneter
c. standar waktu

2. Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Digunakan sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara tepat.

3. Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Beberapa proses yang berulang-ulang dan kontinue, yang berupa atas, pengamatan l
laporan, metode, pengujian, dan sampel.

4. Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan
Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan dan menganalisanya
mengapa bisa terjadi demikian, juga digunakan sebagai alat pengambilan keputusan
bagai manajer.

5. Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi
Bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan, dimana perlu ada
perbaikan dalam pelaksanaan.

C. Bentuk Pengawasan
Bentuk-bentuk pengawasan menurut T. Hani Handoko ada 3, yaitu :

1. Pengawasan Pendahulu (feeforward control, steering controls)
Dirancang untuk mengantisipasi penyimpangan standar dan memungkinkan koreksi  dibuat sebelum kegiatan terselesaikan. Pengawasan ini akan efektif bila manajer dapat menemukan informasi yang akurat dan tepat waktu tentang perubahan yang terjadi atau perkembangan tujuan.

2. Pengawasan Concurrent (concurrent control)
Yaitu pengawasan “Ya-Tidak”, dimana suatu aspek dari prosedur harus memenuhi  syarat yang ditentukan sebelum kegiatan dilakukan guna menjamin ketepatan  pelaksanaan kegiatan.

3. Pengawasan Umpan Balik (feedback control, past-action controls)
Yaitu mengukur hasil suatu kegiatan yang telah dilaksanakan, guna mengukur  penyimpangan yang mungkin terjadi atau tidak sesuai dengan standar.

D. Alat Bantu Pengawasan
Alat-alat pengawasan yang paling dikenal dan paling umum digunakan adalah :

1) Manajemen Pengecualian (Management by Exception)
Manajemen pengecualian adalah teknik pengawasan yang memungkinkan hanya penyimpangan kecil antara yang direncanakan dan kinerja aktual yang mendapatkan perhatian dari wirausahawan. Manajemen penegecualian didasarkan pada prinsip pengecualian, prinsip manajemen yang muncul paling awal pada literatur manajemen. Prinsip pengecualian menyatakan bahwa bawahan menangani semua persoalan rutin organisasional, sementara wirausahawan menangani persoalan organisasional non rutin atau diluar kebiasaan.

2) Management Information System (MIS)
MIS yaitu suatu metoda informal pengadaan dan penyediaan bagi manajemen, informasi yang diperlukan dengan akurat dan tepat waktu untuk membantu proses pembuatan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi perencanaan, pengawasan dan operasional organisasi yang dilaksanakan secara efektif.

Dari penjelasan-penjelasan di atas, dapat diambil kesimpulan bahwa Pengawasan diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi dan meminimalisir pelanggaran yang mungkin terjadi dalam prosesnya.




Budi Cahyo Negoro
143020008635
1H D3 Pajak

Read More

Pengawasan

A. Definisi Pengawasan
Pengawasan adalah proses untuk menjamin tujuan-tujuan organisasi dan manajemen tercapai. Dari definisi tersebut terlihat bahwa terdapat hubungan antara pengawasan dan perencanaan. Selain perencanaan, pengawasan juga berkaitan dengan perorganisasian, penyusunan personalia, dan pengarahan. Fungsi- fungsi manajemen perlu diawasi dan juga fungsi pengawasan itu sendiri perlu diawasi demi tercapainya tujuan organisasi.
B. Tipe-Tipe Pengawasan
1. Pengawasan pendahuluan (feedforward control)
Pengawasan yang dirancang untuk mengantisipasi masalah-masalah yang timbul dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu kegiatan tertentu diselesaikan. Pengawasan ini dilakukan dengan mendeteksi masalah dan mengambil tindakan yang diperlukan sebelum masalah terjadi.
2. Pengawasan yang dilakukan bersamaan dengan pelaksanaan kegiatan (concurrent control)
Pengawasan yang dilakukan dengan cara pemenuhan suatu aspek tertentu ataupun syarat-syarat tertentu agar suatu kegiatan bisa dilanjutkan, atau tidak. Pengawasan ini menjadi “double-check” yang lebih menjamin ketepatan pelaksanaan suatu kegiatan.
3. Pengawasan umpan balik (feedback control)
Pengawasan yang dilakukan dengan mengukur hasil dari suatu kegiatan yang telah dilakukan untuk diterapkan di kegiatan-kegiatan serupa dimasa yang akan datang.
C. Tahapan dalam Proses Pengawasan
1. Tahap 1 : Penetapan Standar
Standar adalah ukuran yang dijadikan patokan untuk penilaian hasil-hasil. Tujuan, sasaran, kuota dan target pelaksanaan dapat digunakan sebagai standar. Adapaun 3 bentuk standar:
a. Standar fisik
Meliputi kuantitas barang atau jasa, kualitas produk
b. Standar moneter
Mencakup biaya tenaga kerja, biaya penjualan, laba kotor, pendapatan penjualan, dsb.
c. Standar waktu
Meliputi kecepatan produksi atau batas suatu pekerjaan harus diselesaikan.
Dengan adanya standar, manager dapat mengkomunikasikan pelaksanaan kerja yang diharapkan kepada bawahan secara lebih jelas dan tahapan-tahapan lain dalam proses perencanaan dapat ditangaini dengan lebih efektif.
2. Tahap 2 : Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Tahapan keduan adalah menentukan pengukuran pelaksanaan kegiatan yang meliputi beberapa pertanyaan seperti:
a. Berapa kali pelaksanaan seharusnya diukur?
b. Dalam bentuk apa pengukuran dilakukan?
c. Siapa yang akan terlibat?
3. Tahap 3 : Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Pengukuran pelaksanaan kegiatan harus dilakukan secara berulang-ulang dan terus-menerus. Pengukuran pelakasanaan kegiatan dapat dilakukan dengan beberapa cara, seperti pengamatan, laporan baik lisan maupun tertulis, metode otomatis, inspeksi, pengambilan sample.
4. Tahap 4 : Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisis Penyimpangan
Tahapan ini merupakan tahapan terkompleks apalagi pada saat menginterpretasikan adanya penyimpangan. Penyimpangan harus dianalisa untuk menentukan mengapa standar tidak dapat dicapai.
5. Tahap 5 : Pengambilan Tindakan Koreksi Bila Diperlukan
Bila dari hasil analisan diperlukan tindakan koreksi, tindakan ini harus diambil. Standar mungkin diubah, pelaksanaan diperbaiki, atau keduanya dilakukan bersamaan.
D. Pentingnya Pengawasan
Terdapat beberapa faktor yang mebuat pengawasan itu penting, yaitu:
1. Perubahan lingkungan organisasi
Berbagai perubahan lingkungan organisasi terjadi terus-menerus dan tidak dapat dihindari, melalui fungsi pengawasan, manager dapat mendeteksi perubahan-perubahan terhadap organisasi, sehingga mampu menghadapi tantangan atau memanfaatkan kesempatan yang ada dari perubahan tersebut.
2. Peningkatan kompleksitas organisasi
Semakin besar organisasi semakin memerlukan pengawasan yang lebih formal, membutuhkan analisa dan pencatatan yang tepat. Jadi organisasi harus memerlukan pelaksanaan fungsi pengawasan dengan lebih efisien dan efektif.
3. Kesalahan-kesalahan
Kesalahan-kesalahan apabila tidak ditangani dengan tepat akan membuat keadaan bertambah buruk. Dengan adanya sistem pengawasan memungkinkan manager mendeteksi kesalahan-kesalahan tersebut sebelum menjadi kritis
4. Kebutuhan manager untuk mendelegasikan wewenang
Apabila tugas manager didelegasikan ke bawahannya. Manager tidak terlepas dari tanggung jawabnya dan cara manager untuk menentukan apakah bawahannya melakukan tugasnya dengan benar adalah dengan sistem pengawasan.
E. Karakteristik-Karakteristik Pengawasan Efektif
Terdapat beberapa kriteria yang harus dipenuhi agar suatu sistem pengawasan dikatakan efektif. Kriteria-kriteria tersebut adalah:
1. Akurat
Informasi tentang suatu kegiatan haruslah akurat. Sebab informasi maupun dat yang tidak akurat akan menyebabkan organisasi mengambil tindakan yang salah sehingga dapat memunculkan masalah yang seharusnya tidak ada.
2. Tepat waktu
Informasi harus dikumpulkan dan disampaikan agar dapat dievaluasi secepatnya sehingga tindakan yang baru dapat diambil.
3. Objektif dan menyuluruh
Informasi tidak boleh subjektif tetapi berdasarkan data real di lapangan dan sifatnya harus lengkap menyeluruh.
4. Terpusat pada titik-titik pengawasan strategis
Pengawasan sebaiknya dipusatkan pada titik-titik yang mengalami penyimpangan paling sering atau yang menimbulkan kerugian.
5. Realistik secara ekonomis
Pelaksanaan pengawasan haruslah sehemat mungkin, paling tidak sama dengan kegunaan yang diperoleh dari sistem tersebut.
6. Realistik secara organisasional
Sistem pengawasan harus sesuai dengan keadaan organisasi.
7. Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi
Informasi pengawasan harus terkoordinasidengan aliran kerja organisasi karena seiap tahap dapat mempengaruhi kesuksesan atau kegagalan keseluruhan operasi.
8. Fleksibel
Pengawasan harus fleksibel terhadap perubahan-perubahan dalam lingkungan organisasi.
9. Bersifat sebagai petunjuk dan operasional
Sistem pengawasan harus dapat menunjukkan baik deteksi maupun deviasi serta tindakan yang harus diambil.
10. Diterima para anggota organisasi
Sistem pengawasan haruslah diterima oleh seluruh anggota organisasi


Sumber: Buku Manajemen T. Hani Handoko

Oleh: Abdullah Aziz Alaika

Read More

Organizing 2

Pengorganisasian
 Pengorganisasian adalah menyusun dan menstrukturisasi pekerjaan untuk mencapai sasaran organisasi.
Struktur organisasi adalah susunan-susunan formal pekerjaan di dalam suatu organisasi
Bagan organisasi adalah representasi visual dari struktur organisasi
Tujuan pengorganisasian :
1. Membagi pekerjaan ke dalam tugas-tugas dan departemen yang spesifik
2. Menugaskan pekerjaan dan tanggung jawab yang terkait dengan pekerjaan individu
3. Mengoordinasikan beragam tugas organisasi
4. Menghimpun berbagai pekerjaan ke dalam unit-unit
5. Menjalin hubungan di antara individ, kelompok dan departemen
6. Membuat hierarki wewenang yang formal
7. Mengalokasikan dan menmpatkan sumber-sumber daya organisasi
Membangun organisasi :
a. Merancang pekerjaan : merancang kerja-kerja yang akan dilaksanakan dan menentukan tanggung jawab individu yang berhubungan dengan pekerjaan. Hal ini akan menimbulkan spesialisasi pekerjaan. Spesialisasi kerja adalah membagi aktivitas pekerjaan dalam tugas-tugas berpisah
 Keuntungan spesialisasi pekerjaan adalah :
- Pekerja yang melaksanakan tugas kecil dan sederhana akan menjadi lebih pandai
- Waktu perpindahan antar tugas akan menurun
- Mudah mengembangkan perlatan khusus untuk membantu pekerjaan tersebut
- Biaya akibat pergantian karyawan akan lebih murah
Kelemahan spesialisasi kerja :Pekerja menjadi lebih cepat bosan, cepat puas atau cepat tidak puas. Untuk mengatasi masalah ini dapat dilakukan job rotation, job enlargement, dan job enrichment.
b. Departementalisasi : pengelompokkan kegiatan kerja suatu organisasi agar kegiatan-kegiatan sejenis dan berhubungan dapat dikerjakan bersama. Departementalisasi menjadi dasar dimana beragam tugas kerja dikelompokkan bersama
Empat hal dasar yang paling umum dalam departementalisasi adalah sungsional, produk, matriks, pelanggan dan lokasi
c. Menciptakan hubungan pelaporan
Kesatuan komando adalah prinsip manajemen yang mengaskan bahwa setiap orang seharusnya hanya melapor pada satu orang manajer saja.

Rantai komando adalah hierarki wewenang dari tingkat organisasi yang tinggi ke yang rendah yang menegaskan siapa melapor kepada siapa.
Rentang manajemen adalah jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh manajemen.
Rentang luas :
- Mempercepat waktu pengelolaan informasi
- Mengurangi kemungkinan distorsi informasi
- Penggunaan sumber daya manajer menjadi efisien
Rentang sempit :
- Produktivitas bagus
- Ruang lingkup yang terlalu lebar menyebabkan majaer tidak dapat menjalankan fungsinya secara efektif.

d. Mendistribusikan otoritas
Wewenang adalah hak mutlak dari posisi seorang manajer untuk memerintahkan apa yang harus dilakukan staf dan mengharapkan mereka melakukannya
Sentralisasi adalah kadar dimana pengambilan keputusan berkonsentrasi pada tingkat level organisasi yang lebih tinggi
Desentralisasi adalah kadar dimana pekerja level bawah bisa memberikan input atau bahkan keputusan
e. Koordinasi aktivitas

f. Membedakan berbagai posisi
Staff : memberikan sarana dan pelayanan bagi fungsi lini
Lini : individu yang melakukan tugas pokok organisasi

Sumber konflik lini dan staf :
- Perbedaan umur dan pendidikan
- Perbedaan tugas
- Perbedaan sikap
- Perbedaan posisi


Inas Putri Mayangsari
143020008782

Read More

Organizing

Pengorganisasian adalah memutuskan bagaimana cara terbaik untuk mengelompokkan aktivitas dan sumber daya organisasi.


Membangun Organisasi:

1. Merancang Pekerjaan

Tugas dalam organisasi dibagi menjadi bagian kecil atau disebut juga spsialisasi pekerjaan.

Kelebihan: Seseorang yang bekerja dengan tugas tertentu terus menerus akan menjadi lebih pandai, mempersingkat waktu, dan mengurangi biaya untuk pelatihan karyawan.

Kekurangan: Pekerja akan menjadi bosan dan tidak puas dengan pekerjaannya. Hal ini dapat diatasi dengan job rotation, job enlargement, dan job enrichment.


2. Mengelompokkan Pekerjaan

Pekerjaan sejenis dikelompokkan dan dikerjakan bersama atau disebut juga departementalisasi.

Dasar pengelompokan:
Fungsional (berdasarkan fungsi), produk (fungsi yang sama tetapi poduk yang dihasilkan berbeda, matriks (campuran fungsi dan produk), pelangan (perbedaan sasaran pelanggan, seperti pada bank), lokasi (sesuai lokasi/cabang organisasi)


3. Menciptakan Hubungan Pelaporan

Setiap orang dalam organisasi harus memiliki pelaporan yang jelas.

Rentang manajemen adalah jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh manajer. Hal ini dapat berbeda tergantung struktur dan tujuan organisasi tersebut. Terdapat 2 macam rentang manajer yaitu rentang luas dan sempit.

Rentang luas adalah manajer dengan bawahan banyak. Kelebihan rentang luas: mempercepat penyebaran organisasi, mengurangi distorsi informasi dan pengunaan sumber daya manajemen secara efisien.

Rentang sempit adalah rentang manajer dengan jumlah bawahan sedikit atau karyawan terbagi menjadi beberapa divisi. Kelebihan rentang sempit: dapat meningkatkan produktivitas.


4. Mendistribusikan otoritas

Pelimpahan kerja dari manajer kepada bawahannya untuk mencapai tujuan organisasi. Terbagi menjadi dua yaitu desentralisasi dan sentralisasi.

Desentralisasi adalah proses mendelegasikan kekuasaan dan otoritas kepada manajer tingkat menengah dan bawah di seluruh organisasi.

Sentralisasi adalah proses mempertahankan kekuasaan dan otoritas pada manajer puncak.


5. Membedakan Antar Posisi

Membedakan tugas dan wewenang antara posisi lini dan staff.

Staff adalah individu/kelompoj dalam suatu struktur organisasi yang fungsi utamanya memberikan saran dan pelayanan kepada fungsi lini.

Lini adalah individu/kelompok yang mengerjakan tugas pokok organisasi.



Oleh:
Deanova Sabila
D3 Pajak 1H / 15

Read More