Perencanaan melibatkan pendefinisian tujuan organisasi, penentuan strategi untuk mencapai tujuan itu, dan pengembangan rencana untuk mengintegrasikan serta mengkoordinasikan kegiatan kerja mereka. Perencanaan berhubungan dengan hasil akhir (apa) dan sarana (bagaimana).
MENGAPA MANAJER HARUS MELAKUKAN PERENCANAAN?
- Pertama, perencanaan memberikan arah kepada para manajer dan non-manajer. Ketika karyawaan mengetahui apa yang beruaha dicapai organisasi dan apa yang herus mereka kontribusikan, mereka dapat mengoordinasikan kegiatannya, saling bekerjasama, dan melakukan apa yang diperlukan untuk mencapai tujuan ini.
- Kedua, perencanaan mengurangi ketidakpastian dengan mendorong manajernya memandang ke depan, mengantisipasi perubahan, mempertimbangkan dampak perubahan, dan mengembangkan respon yang tepat.
- Ketiga, perencanaan meminimalkan pemborosan dan kekosongan. Jika aktivitas dikoordinasikan sesuai renvcana, maka ketidakefisienan dapat diperbaiki atau dihilangkan.
- Terakhir, perencanaan menetapkan tujaun atau standar yang digunakan dalam pengendalian. Ketika melakukan pengendalian, manajer melihat apakah rencana telah dilaksanakan dan tujuan terpenuhi.
HUBUNGAN PERENCANAAN DENGAN FUNGSI LAINNYA
- Hubungan Planning dan Organizing (Penataan). Perencanaan menunukkan cara dan perkiraan bagaimana mengorganisasikan sumber daya untuk mencapai efektifitas yang tinggi.
- Hubungan Planning dan Leading (Kepemimpinan). Perencanaan menentukan kombinasi paling baik dari sumber daya yang diperlukan untuk mengarahkan, mempengaruhi, dan memotivasi karyawan.
- Hubungan Planning dan Controlling (Pengendalian). Perencanaan dan pengawasan saling berhubungan erat. Pengawasan bertindak sebagai kriteriapenilaian pelaksanaankerja terhadap rencana.
JENIS-JENIS PERENCANAAN
a. Berdasarkan jangkauan
- Rencana Strategis: Rencana yang diterapkan pada organisasi secara keseluruhan dan menetapkan tujuan keseluruhan oganisasi. Rencana ini bersifat luas.
- Rencana Operasional: Rencana yang meliputi area operasional tertentu. Rencana ini bersifat sempit.
b. Berdasarkan kerangka waktu
- Rencana Jangka Panjang: Rencana yan memiliki jangka waktu lebih dari tiga tahun.
- Rencana Jangka Pendek: Rencana yang mempunyai jangka waktu kurang dari satu tahun.
c. Berdasarkan spesifikasi
- Rencana Arahan: Rencana fleksibel yang menentukan panduan umum. Rencana ini memiliki ketidakpastian yang tinggi dan manajer harus fleksibel agar dapat merespon perubahan yang tidak terduga.
- Rencana Spesifik: Rencana yang didefinisikan secara jelas dan tidak memberikan ruang untuk interpretasi. Rencana itu memiliki tujaun yang didefinisikan secara jelas, sehingga tidak menimbulkan ambiguitas dan tidak ada masalah kesalahpahaman. Contoh: untuk meningkatkan output kerja sebesar 8 persen dalam periode dua belas bulan mungkin akan menetapkan prosedur spesifik, alokasi anggaran, dan jadwal aktivitas untuk mencapat tujuan tersebut.
d. Berdasasarkan frekuensi pengguna
- Rencana Sekali Pakai: Rencana yang digunakan satu kali yang ditujukan khusus untuk memenuhi kebutuhan dalam situsi yang unik.
- Rencana Siaga: Rencana yang terus berjalan untuk memandu aktivitas yang dilakukan berulang kali. Contohnya adalah kebijakan, peraturan, dan prosedur.
TAHAPAN PERENCANAAN
Set the goal --> Identify Resources --> Consider Alternative --> Work the Plan --> Evaluate
- Set the goal: menentukan tujuan yang hendak dicapai
- Identify Resources: mempertimbangkan apa sumber daya yang kita miliki.
- Consider Alternative: membuat rencana cadangan (Plan B). Pada tahapan inilah dibuat perencanaan yang lebih detail.
- Work the Plan: Melakukan apa yang sudah direncanakan sebelumnya.
- Evaluate: Melakukan evaluasi sejauh mana kita dapat merealisasikan rencana kita sembari melakukan tahapan work the plan.
Selain metode di atas, ada metode yang lebih mudah untuk dijalankan yaitu antara lain:
- Membuat visi. Visi adalah impian yang ingin dicapai atau bisa juga disebut tujuan yang hendak diraih. Visi sebuah organisasi biasanya lebih dari satu.
- Membuat misi. Misi adalah cara untuk mencapai visi dan diturunkan dari visi.
- Membuat rencana strategis. Rencana strategis adalah rencana yang diterapkan pada organisasi secara keseluruhan dan menetapkan tujuan keseluruhan oganisasi. Rencana ini bersifat luas dan merupakan turunan dari misi.
- Membuat rencana operasional. Rencana yang meliputi area operasional tertentu. Rencana ini adalah rencana teknis untuk diterapkan dan dijalankan. Rencana ini disebut juga taktik. Rencana operasional merupakan turunan dari rencana strategis.
Ada cara penetaan tujuan yang paling mudah:
- S (Specific). Jelas dan khusus. Contoh: saya ingin sampai di Jakarta pukul 07.00 WIB
- M (Measurable). Tujuan harus dapat diukur karena jika tidak dapat diukur, tujuan tidak akan mungkin tercapai.
- A (Achievable). Tujuan haruslah menantang namun juga mungkin untuk dicapai. Tujuan yang tidak mungkin dicapai merupakan tujuan yang kurang baik.
- R (Reasonabe/ Realistic). Sebuah tujuan harus memiliki alasan yang jelas atau realistis.
- T (Timeable/ Time-based). Tujuan harus memiliki batas waktu yang jelas untuk meraihnya.
KELEMAHAN PERENCANAAN
- Perencanaan dapat meciptakan kekakuan.
Perencanaan formal dapat mengunci organisasi ke tujuan spesifik yang akan dicapai dalam jangka waktu tertentu. Ketika tujuan tersebut ditetapkan, asumsinya bahwa lingkungan tidak berubah. Jika asumsi tersebut salah, akan terjadi masalah bagi perusahaan.
- Rencana tidap dapat disusun dalam lingkungan yang dinamis.
Lingkungan bisnis saat ini seringkali bersifat acak dan tidak dapat diprediksi. Mengelola perusahaan pada kondisi seperti ini memerlukan fleksibilitas dan hal itu berarti tidak terikat pada rencana formal.
- Rencana memusatkan perhatian para manajer pada persaingan sekarang, bukan kelangsungan hidup masa sekarang.
- Rencana formal tidak dapat menggantikan intuisi dan kreativitas. Organisasi sering mengalami kesuksesan karena visi inovatif seseorang dan perencanaan mungkin menghalangi visi seperti itu.
- Perencanaan formal memperkuat kesuksesan yang dapat menimbulkan kegagalan. Maksudnya, ketika kita telah melakukan perencanaan kemudian perencanaan tersebut berhasil maka kita akan memiliki kecenderungan untuk mengulangi penggunaan rencana tersebut. Rencana yang telah berhasil memberikan rasa percaya diri yang berlebih sehingga kita menjadi tidak tanggap terhadap perubahan lingkungan. Saat kita sadar lingkungan telah berubah, semua sudah terlambat.
- Hanya perencanaan tidak cukup. Kita harus mencanangkan rencana ke dalam gerakan dan melakukannya.
(Rahadian Hayu Kusuma, 1H, 33, D-III PAJAK)
0 komentar:
Posting Komentar